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Kontor Pro

Projekte, Briefe, Ansprechpartner, Aktivitäten und mehr

Mehr Übersicht, mehr Automatik. Zusatzfunktionen die Sie im täglichen Ablauf unterstützen. Diese professionellen Erweiterungen werden in shakehands Kontor Pro bereitgestellt. Schreiben Sie Briefe wie die Profis, personalisieren Sie Daten, nutzen Sie das Adresstool mit dem erweiterten Funktionen als kleines CRM Werkzeug, setzen Sie die Projektverwaltung für Aufgaben und Zuteilungen von Ihren Belegen ein und um Belege zu überwachen. 


Zusätze und Erweiterungen für Expertinnen

In bewährter eleganter und intuitiver shakehands Ausführung bieten wir Ihnen die neuen Pro Funktionen im neuem Modul Pro an. Dem verständlichen, intuitiven shakehands Kontor Konzept folgend, werden die neuen Mehrfunktionen einfach und logisch eingeführt. Ohne Expertenwissen und neue Schulungen finden Sie sich in der neuen Version zurecht. Wir versuchen die Technologie so einzusetzen, dass repetitive Aufgaben in einem hohen Automatisierungsgrad münden und Sie von diesen Aufgaben entlastet werden. 


Die neuen Funktionen

  • Schreiben Sie Briefe in shakehands Kontor und legen Sie diese gleich bei der Adresse ab. Damit finden Sie neben den Belegen auch alle Korrespondenzen gleich bei der Adresse. Datenbankgestützt und am richtigen Ort versorgt. Sie gestalten das Layout des Briefs mit den shakehands Kontor eigenen Briefpapier-Templates. Mit dem Formulargenerator legen Sie - wo nötig - Formulare in eigenem Design und Corporate Stil an. Erfassen Sie Einzelbriefe oder Serienbriefe. Mit Briefvorlagen übernehmen Sie per Klick Textbausteine oder legen mit Vorlagen ganze Templates von Briefen an. Exportieren Sie die Briefe digital für die Druckerei oder versenden diese gleich selber oder dann via ein Newslettersystem wie z.B. cleverreach oder via eigenen Mailserver. 
  • Der neue Bereich Anhangliste bietet eine gute Übersicht. Digitale Anhänge legen Sie schon seit einigen Versions-Generationen in shakehands Kontor bei Belegen, Buchungen, Adressen und anderen Listen und Daten ab. Neu ist, dass Sie diese Anhänge in einer Liste vorfinden und mit einer Volltextsuche bequem suchen, anzeigen und filtern können. Damit finden Sie über Schlagworte oder Inhalt den Anhang wieder auch wenn Sie z.B. die dazugehörige Adresse oder die Buchung selber nicht mehr kennen. 
  • Die neue Projektverwaltung ist eine Klammer um und für Belege. Sie dient der Übersicht und der Berechnung von Projekten und deren Projektbudgets. Dienstleister überwachen einfach und schnell eigene Projekte. Herstellerinnen kontrollieren, ob alle Arbeiten abgeschlossen sind. Neben Rechnungen und Korrekturrechnungen jeweils in den Bereichen Verkauf und Einkauf können alle anderen Belegarten und auch Briefe im Projekt zusammengefasst werden. Ein Projektblatt liefert zusammenfassend alle Details. Sehen Sie mit einem Klick kalkulierte, abgerechnete und bezahlte Kosten und Erlöse und sehen Sie das Ergebnis. 
  • Sachbearbeiter und Ansprechpartner werten die Adressen auf. Sie können mit dieser neuen Funktion für Kunden und Lieferanten mehreren Ansprechpartner mit Namen und persönliche Kommunikationsnummern hinterlegen und weitere Daten personalisieren. Diese stehen Ihnen dann beim Aufruf oder in anderen Listen bei der Ausgabe zur Auswahl zur Verfügung. 
  • Die neue Funktionen Aktivitäten helfen Vorgänge bei der Adresse zu hinterlegen. Basis-CRM Funktionen wie Telefonate, Direktkontakte und Besuche, schriftliche Aktionen und Notizen legen Sie hier in einer Liste zu jeder Adresse ab. Klassieren Sie eigene Aktivitäten und finden Sie schnell zu den letzten Aktionen. 
  • Ein häufiger Kundenwunsch war die Funktion Anhänge automatisch Belegen mitzugeben, z.B. AGBs oder anderen Anhänge an Belege zu heften und dem Angebot mit zu geben. Neu können Sie den Belegen automatisch weitere Informationen anhängen. Die Emails erhalten dabei einen Verweis auf den globale gespeicherten Anhang. Damit bleibt die Datenbank schlank.
  • Konfigurieren Sie eigene Metadaten für Emails und PDFs. Mit neuen Anweisungen und Konstanten für die integrierte Skriptsprache können Sie eigene Metadaten über die Druckfunktion steuern und erzeugen und komponieren so Ausgaben nach eigenen Vorstellungen. Bestimmen Sie Dateinamen und Urheber-Informationen des erzeugten PDF-Dokuments selber. Oder definieren Sie den Betreff und das Anschreiben in den Emails über diese neuen Routinen.

 

  Das Modul shakehands Kontor Pro setzt die aktivierten Module Saldo und Balance oder das Paket Complete voraus. Voraussetzung sind kostenpflichtige Lizenzen. Bei einem Neukauf erwerben Sie gleich das Paket Pro.

 


Lizenzen als Einzelmodul oder als Paket

shakehands Kontor bietet Ihnen ein einfaches Lizenzmodell. Entscheiden Sie sich für den Bereich Buchhaltung oder den Bereich Rechnungswesen oder den Bereich Pro mit den professionellen Erweiterungen. 

Alternativ erwerben Sie eines der beiden Pakete shakehands Kontor Complete (Saldo und Balance) oder shakehands Kontor Pro (Saldo und Balance, sowie Pro).

Kaufen Sie das neue Modul Pro für die neuen, erweiterten Zusatz-Funktionen, können Sie dies als Zusatz zum Paket Complete oder als Zusatz zu den Modulen Saldo und Balance kaufen. shakehands Kontor Pro setzt dabei den Release 14 oder höher voraus. 

Kaufen Sie die erste shakehands Kontor Lizenz, so können Sie gleich das Paket shakehands Kontor Pro erwerben, Darin sind die alle Module Saldo, Balance und Pro enthalten. 

Modul Pro 129.00 CHFBestellen

Briefe schreiben

Der Bereich Briefe greift auf die Adressverwaltung und die Ansprechpartner zu und enthält einen smarten und einfachen Texteditor für die schnelle Ausgabe mit eigenen Briefpapierdesign. Sie können Einzelbriefe oder Serienbriefe erzeugen, aber auch Entwürfe und Briefvorlagen speichern, die Sie als Wiedervorlage einfach aufrufen. Briefe können über Kategorien gekennzeichnet und gefiltert werden. Sie können Briefen auch Anhänge digital zuordnen. Ausserdem lassen sich Briefe auch Projekten zuweisen. Und bei der Ausgabe haben Sie die Wahl, auf eigenen Drucker, als PDF inklusive Briefpapierdesign oder als Text-Email.

Projekte anlegen und verwalten

Im neuen Bereich Projektverwaltung verwalten Sie einzelne Geschäftsfälle wie Briefe, alle Arten von Belegen also Angebote, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen eines Vorhabens und Ordnern so diese einem Projekt zu. Auch die dazu gehörenden Anfragen und Eingangsrechnungen für Material, Dienstleistungen oder Fremdleistungen werden im Projekt als Kosten zusammengefasst werden. So können Erträge und Kosten gegenübergestellt und das Ergebnis berechnet werden. 

Ein Projektblatt hilft alle Informationen übersichtlich darzustellen. Zudem erhalten Sie eine Auswertung aller dem Projekt zugewiesenen Kosten und Erträge als kalkulierte, abgerechnete und bezahlte Beträge.

Digitale Anhänge und Anhangübersicht, automatische Email-Anhänge

Digitale Anhänge und Anhangübersicht

Immer öfter erhalten wir Rechnungen und Quittungen elektronisch. Auch Daten jeder Art möchten Sie zu Projekten, Belegen, Buchungen oder Adressen und Bankumsatzdaten zuweisen, damit diese sauber und am richtigen Ort archiviert sind und wieder gefunden werden können. shakehands Kontor kennt die Ablage als digitaler Anhang schon seit etlichen Versionen. Auch in der Freeware shakehands Kontor Basis profitieren Sie schon von dieser Funktion.

Neu in der Ausführung shakehands Kontor Pro hinzu kommt, dass Sie sich die Anhänge in einer globalen Liste anzeigen lassen und da auch durchsuchen können. Damit wird das digitale Anhangsarchiv mit einem Werkzeug ergänzt wo Sie unabhängig des Belegs, der Adresse oder der Buchung die Daten filtern, finden und durchsuchen können.

In einer Liste sehen Sie alle in der Datenbank gespeicherten Anhänge der aktuellen Firma. Sie sehen, in welchen Bereich und zu welchem Elterndokument der Anhang gehört und wieviel Speicherplatz dieser belegt. Sie können die Anhänge öffnen, als Datei sichern, löschen oder nach verschiedenen Kriterien filtern und mit einem Klick zum Elterndokument gelangen. Die Liste ist ein reiner Link auf die ursprünglichen Datei. 

Automatische Email-Anhänge als Verweis

Eine weitere Erweiterung der Pro Version sind die automatischen Email-Anhänge für Einkaufs- und Verkaufsbelege. Damit können Sie z.B. eigene AGB oder Katalogdaten dem Beleg als Verweis mit anhängen. Die automatisch hinzugefügten Anhänge werden bei erzeugten Emails dem Beleg automatisch angehängt und ausgegeben. Die Email in der Datenbank selber enthält nur den Verweis auf den global gespeicherten Anhang. Damit sparen Sie intelligent Arbeitsspeicher in der Datenbank und sind dennoch sehr flexibel.

Kassenfunktion und sofortiger OP-Ausgleich

Das Erfassen von offenen Posten sowie der dazu gehörenden Zahlungen erfolgt normalerweise in unterschiedlichen Bereichen. Es gibt aber verschiedene Szenarien z.B. bei Bareinnahmen an Kassen oder Abbuchung via Kreditkarten oder Paypal oder anderen Debit- und Credit-Zahlungsarten, in denen es schön wäre, eine Debitoren- oder Kreditorenrechnung sofort beim Erfassen auszugleichen und die Rechung als bezahlt zu buchen.

In Modul shakehands Kontor Pro genügt dazu ein Mausklick in der Erfassung für OP-Rechnungen, alternativ können Sie auch gleich direkt beim Einkaufs- oder Verkaufsbeleg, die Zahlung per Mausklick buchen. 

  • Projektverwaltung
  • Briefe
  • Anhangübersicht mit Suche
  • Ansprechpartner und Aktivitäten mit Historie für Bereich Adressen
  • Sofortiger OP-Ausgleich bei Rechnungen und Belegen, Sofortzahlung
  • Automatische Email-Anhänge als Referenz, z.B. für AGB
  • Konfigurierbare Metadaten für Export von Emails und PDF-Anhänge

Update Informationen

  • (ab 15.2) HiDPI-Unterstützung für Windows (nur 64-Bit-Version).
  • Offene Posten - Bei den Zahlungsaufträgen wird die Summe im Navigatorbereich angezeigt
  • (ab 15.1) Es gibt einen eigenen Bereich zum Anzeigen und Bearbeiten von Aktivitäten
  • (ab 15.1) In der Anhangübersicht lassen sich markierte Anhänge exportieren.
  • (ab 15.1) Aus einem Verkaufsbeleg kann ein Einkaufsbeleg generiert werden z. B. aus einer Auftragsbestätigung eine Bestellung
  • zertifizierte Installer

     Release Notes 15.3.1

Systemanforderungen

Apple Macintosh

  • INTEL-basierter Mac
  • Bildschirmauflösung mit 1280 x 800 Pixel
  • Freier Festplattenspeicher > 500 MB
  • Apple macOS 10.9 (Mavericks), 10.10 (Yosemite), 10.11 (El Capitan) und macOS 10.12.(Sierra), macOS 10.13 (High Sierra), macOS 10.14 (Mojave)
  • Font Helvetica, Font Arial

Microsoft Windows

  • Pentium-kompatibler Prozessor
  • Bildschirm mit 1280 x 800 Pixel
  • Freier Festplattenspeicher > 500 MB
  • Microsoft Windows 7 mit Service Pack 2, Windows 8.1, Windows 10
  • Font Arial