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Kontor Pro

Projekte, Briefe, Ansprechpartner, Aktivitäten und mehr

Mehr Übersicht, mehr Automatik. Zusatzfunktionen die Sie im täglichen Ablauf in der Büroarbeit unterstützen. Diese professionellen Erweiterungen werden im Modul shakehands Kontor Pro bereitgestellt. 

    Schreiben Sie Briefe wie die Profis, personalisieren Sie Daten, nutzen Sie das Adressentool mit dem erweiterten Funktionen als CRM Werkzeug, setzen Sie die Projektverwaltung für Aufgaben und Zuteilungen von Ihren Belegen ein und überwachen Sie Belege. 


Zusätze und Erweiterungen für Expertinnen

    In bewährter eleganter und intuitiver shakehands Ausführung bieten wir Ihnen die neuen Pro Funktionen im Modul Pro an. Nutzen Sie diesen Zusatz um noch produktiver Ihre Verwaltung zu Automatisieren. Dem verständlichen shakehands Kontor Konzept folgend, werden die Mehrfunktionen einfach und logisch umgesetzt. Ohne Expertenwissen und ohne neue Schulungen lesen Sie sich schnell in die neue Version ein. Wir versuchen die Technologie so einzusetzen, dass repetitive Aufgaben in einem hohen Automatisierungsgrad münden und Sie von diesen Aufgaben entlastet werden. 


Die neuen Kernfunktionen in shakehands Kontor Pro sind:

Briefe und Serienbriefe

    Schreiben Sie Briefe in shakehands Kontor und legen Sie diese gleich bei der Adresse ab. Damit finden Sie neben den Belegen auch alle Korrespondenzen gleich bei der Adresse archiviert. Datenbankgestützt und am richtigen Ort versorgt. Sie gestalten das Layout des Briefs mit den shakehands Kontor eigenen Briefpapier-Templates. Mit dem Formulargenerator legen Sie - wo nötig - Formulare in eigenem Design und Corporate Stil an. Erfassen Sie Einzelbriefe oder Serienbriefe. Mit Briefvorlagen übernehmen Sie per Klick Textbausteine oder legen mit Vorlagen ganze Templates von Briefen an. Exportieren Sie die Briefe digital für die Druckerei oder versenden diese gleich selber am besten gleich via ein Newslettersystem wie z.B. cleverreach oder via den eigenen Mailserver.

Digitales Anhangarchiv

    Der neue Bereich Anhangliste bietet eine gute Übersicht. Digitale Anhänge legen Sie schon seit einigen Versions-Generationen in shakehands Kontor bei Belegen, Buchungen, Adressen und anderen Listen und Daten ab. In der Pro Ausführung finden Sie diese Anhänge in einer Liste zusammengefasst. Mit einer Volltextsuche suchen Sie  bequem und zeigen und filtern in den Belegen. Damit finden Sie über Schlagworte oder den Inhalt den Anhang schnell wieder auch wenn Sie z.B. die dazugehörige Adresse oder die Buchung selber nicht mehr kennen.

Projekte 

    Die neue Projektverwaltung ist eine Klammer um und für Belege. Sie dient der Übersicht und der Berechnung von Projekten und deren Projektbudgets. Dienstleister überwachen einfach und schnell eigene Projekte. Herstellerinnen kontrollieren, ob alle Arbeiten abgeschlossen sind. Neben Rechnungen und Korrekturrechnungen jeweils in den Bereichen Verkauf und Einkauf können alle anderen Belegarten und auch Briefe im Projekt zusammengefasst werden. Ein Projektblatt liefert zusammenfassend alle Details. Sehen Sie mit einem Klick kalkulierte, abgerechnete und bezahlte Kosten und Erlöse und deren Ergebnis.

Sachbearbeiter und Ansprechpartner

    Sachbearbeiter und Ansprechpartner werten die Adressen auf. Sie können mit dieser neuen Funktion für Kunden und Lieferanten mehreren Ansprechpartner mit Namen und persönliche Kommunikationsnummern hinterlegen und weitere Daten personalisieren. Diese stehen Ihnen später beim Aufruf oder in anderen Listen bei der Ausgabe zur Auswahl zur Verfügung.

Aktivitäten 

    Die neue Funktion Aktivitäten hilft Vorgänge bei der Adresse zu hinterlegen. Basis-CRM Funktionen wie Telefonate, Direktkontakte und Besuche oder auch schriftliche Aktionen und Notizen beschreiben Sie hier und legen Sie in einer Liste zu jeder Adresse ab. Klassieren Sie eigene Aktivitäten.

Automatische Anhänge

    Ein häufiger Kundenwunsch ist mit der Funktion Anhänge automatisch Belegen mitzugeben, z.B. AGBs oder anderen Anhänge an Belege zu heften und dem Angebot mit zu geben, umgesetzt. Neu legen Sie den Belegen automatisch weitere Informationen an. Die Emails erhalten dabei einen Verweis auf den globale gespeicherten Anhang. Damit bleibt die Datenbank schlank.

Metadaten konfigurieren

    Konfigurieren Sie eigene Metadaten in Emails und PDFs. Mit neuen Anweisungen und Konstanten für die integrierte Skriptsprache können Sie eigene Metadaten über die Druckfunktion steuern und ausgeben. Komponieren Sie so Ausgaben nach eigenen Vorstellungen. Bestimmen Sie Dateinamen und Urheber-Informationen des erzeugten PDF-Dokuments selber. Oder definieren Sie den Betreff und das Anschreiben in den Emails über diese neuen Routinen nach eigenem Wunsch.

 

  Das Modul shakehands Kontor Pro setzt die aktivierten Module Saldo und Balance oder das Paket Complete voraus. Voraussetzung sind die kostenpflichtigen Lizenzen. Bei Neukauf erwerben Sie gleich das Paket Pro.

 

Lizenzen als Einzelmodul oder als Paket

    shakehands Kontor bietet Ihnen ein einfaches Lizenzmodell. Entscheiden Sie sich für den Bereich Buchhaltung oder den Bereich Rechnungswesen oder ergänzen Sie diese beiden Bereiche mit dem Modul Pro den professionellen Erweiterungen. 

    Alternativ erwerben Sie eines der beiden Pakete shakehands Kontor Complete (Saldo und Balance) oder shakehands Kontor Pro (Saldo und Balance, Pro). 

Modul Pro 129.00 CHFBestellen

Briefe schreiben

    Der Bereich Briefe greift auf die Adressverwaltung und die Ansprechpartner zu und enthält einen smarten und einfachen Texteditor für die schnelle Ausgabe mit eigenen Briefpapierdesign. 

    Sie können Einzelbriefe oder Serienbriefe erzeugen, aber auch Entwürfe und Briefvorlagen speichern, die Sie als Wiedervorlage einfach aufrufen. Briefe können über Kategorien gekennzeichnet und gefiltert werden. Weisen Sie Briefen auch Anhänge digital zu. Sie brauchen diesen nicht mehr in der Dateiablage oder im Email-Stamm irgendwo auf dem Drive ablegen. Ausserdem lassen sich Briefe auch Projekten zuweisen. Bei der Ausgabe haben Sie die Wahl, auf eigenen Drucker, als PDF inklusiveeigenem Briefpapierdesign oder als Text-Email die Ausgabe zu erledigen.

Projekte anlegen und verwalten, Projektaktivitäten

    Im Bereich Projektverwaltung verwalten Sie einzelne Geschäftsfälle wie Briefe, alle Arten von Belegen wie Angebote, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen eines Vorhabens und Ordnern diese einem Projekt zu. 

    Auch die dazu gehörenden Anfragen und Eingangsrechnungen für Material, Dienstleistungen oder Fremdleistungen werden im Projekt hinterlegt und werden als Kosten zusammengefasst. So können Erträge und Kosten eines Projekts gegenübergestellt und das Ergebnis berechnet werden. 

    Ein Projektblatt hilft, alle Informationen übersichtlich darzustellen. Zudem erhalten Sie eine Auswertung aller dem Projekt zugewiesenen Kosten und Erträge als kalkulierte, abgerechnete und bezahlte Beträge.

    Fassen Sie neu die Aktivitäten in Projekten in einer neuen Eingabe zusammen. Zudem können Sie in Projekten auch eigene Etiketten und Tags angeben und so Projekte markieren.

Digitale Anhänge und Anhangübersicht, automatische Email-Anhänge

Digitale Anhänge und Anhangübersicht

    Immer öfter erhalten wir Rechnungen und Quittungen elektronisch. Auch Daten jeder Art möchten Sie zu Projekten, Belegen, Buchungen oder Adressen und Bankumsatzdaten zuweisen, damit diese sauber und am richtigen Ort archiviert sind und schnell wieder gefunden werden können. shakehands Kontor kennt die Ablage als digitaler Anhang schon seit etlichen Versionen. Auch in der Freeware shakehands Kontor Basis profitieren Sie von dieser Funktion.

    Neu in der Ausführung shakehands Kontor Pro finden Sie eine Liste, wo Sie Sie Anhänge in einer globalen Liste sich anzeigen lassen und da auch durchsuchen können. Damit wird das digitale Anhangsarchiv mit einem Werkzeug ergänzt wo Sie unabhängig des Belegs, der Adresse oder der Buchung die Daten filtern, finden und durchsuchen können. Sie müssen diese Daten nicht extern ausserhalb der Datenbank verwalten.

    In einer Liste sehen Sie alle in der Datenbank gespeicherten Anhänge der aktuellen Firma. Sie sehen, in welchen Bereich und zu welchem Elterndokument der Anhang gehört und wieviel Speicherplatz dieser belegt. Sie können die Anhänge öffnen, als Datei sichern, löschen oder nach verschiedenen Kriterien filtern und mit einem Klick zum Elterndokument gelangen. Die Liste ist ein reiner Link auf die ursprünglichen Datei. 

Automatische Email-Anhänge als Verweis

    Eine weitere Erweiterung der Pro Version sind die automatischen Email-Anhänge für Einkaufs- und Verkaufsbelege. Damit können Sie z.B. eigene AGB oder Katalogdaten dem Beleg als Verweis mit anhängen. Die automatisch hinzugefügten Anhänge werden bei erzeugten Emails dem Beleg automatisch beigefügt und ausgegeben. Die Email in der Datenbank selber enthält nur den Verweis auf den global gespeicherten Anhang. Damit sparen Sie Arbeitsspeicher in der Datenbank und sind dennoch sehr flexibel.

Kassenfunktion und sofortiger OP-Ausgleich

    Das Erfassen von Offenen Posten sowie der dazu gehörenden Zahlungen erfolgt normalerweise in unterschiedlichen Bereichen. Es gibt aber verschiedene Szenarien z.B. bei Bareinnahmen an der Kasse oder bei einerAbbuchung via Kreditkarten, Paypal oder anderen Debit- und Credit-Zahlungsarten, in denen es schön wäre, eine Debitoren- oder Kreditorenrechnung sofort beim Erfassen auszugleichen und die Rechnung als bezahlt zu markieren und zu buchen.

    In Modul shakehands Kontor Pro genügt dazu ein Mausklick in der Erfassung für OP-Rechnungen, alternativ können Sie auch gleich direkt beim Einkaufs- oder Verkaufsbeleg, die Zahlung per Mausklick buchen. 

  • Projektverwaltung
  • Briefe
  • Anhangübersicht mit Suche
  • Ansprechpartner und Aktivitäten mit Historie im Bereich Adressen
  • Sofortiger OP-Ausgleich bei Rechnungen und Belegen, Sofortzahlung
  • Automatische Email-Anhänge als Referenz, z.B. für AGB
  • Konfigurierbare Metadaten für Export von Emails und PDF-Anhänge

Update Informationen

  • Etiketten markieren für farbliche Tags
  • (ab 15.2) HiDPI-Unterstützung für Windows (nur 64-Bit-Version).
  • Offene Posten - Bei den Zahlungsaufträgen wird die Summe im Navigatorbereich angezeigt
  • (ab 15.1) Es gibt einen eigenen Bereich zum Anzeigen und Bearbeiten von Aktivitäten
  • (ab 15.1) In der Anhangübersicht lassen sich markierte Anhänge exportieren.
  • (ab 15.1) Aus einem Verkaufsbeleg kann ein Einkaufsbeleg generiert werden z. B. aus einer Auftragsbestätigung eine Bestellung
  • zertifizierte Installer

     Release Notes 15.3.1

Systemanforderungen

Apple Macintosh

  • INTEL-basierter Mac
  • Bildschirmauflösung mit 1280 x 800 Pixel
  • Freier Festplattenspeicher > 500 MB
  • Apple macOS 10.9 (Mavericks), 10.10 (Yosemite), 10.11 (El Capitan) und macOS 10.12.(Sierra), macOS 10.13 (High Sierra), macOS 10.14 (Mojave)
  • Font Helvetica, Font Arial

Microsoft Windows

  • Pentium-kompatibler Prozessor
  • Bildschirm mit 1280 x 800 Pixel
  • Freier Festplattenspeicher > 500 MB
  • Microsoft Windows 7 mit Service Pack 2, Windows 8.1, Windows 10
  • Font Arial