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[Update] Neuer QR-Einzahlungsschein (15.08.2019)

Neuer Zahlschein - QR-Rechnung: Alles wird einfacher - und während der Übergangszeit?

Finden Sie hier einen ersten Überblick und was zu machen ist. 

shakehands Kontor ist mit dem neuen Release 16.2.1 seit Juli 2019 am Start. Mit dieser Version werden die Erfassungen der ersten Felder für die neue QR-Rechnung freigegeben. Aktuell noch nicht alle Inhalte, da der neue Einzahlungsschein erst ab 1.7.2020 produktiv eingesetzt werden darf.

Das führt dazu, dass während der Übergangszeit von bisherigen ESR-Verfahren und dem neuen Einzahlungsschein mit QR-Referenz oder Creditor Reference, die Daten für die einzelnen Belegtypen ab sofort in den shakehands Kontor Stammdaten angepasst werden müssen

Wir als Entwicklerin haben entschieden, die Stammdaten nicht doppelt zu führen für das alte und das neue Verfahren. In shakehands Kontor 2019 - aktueller Release 16.2.1 (Juli 2019) werden die QR-Referenz und der bisherige ESR in den Stammdaten gleichzeitig genutzt. Das führt dazu, dass Sie schon heute aktiv werden müssen und die Formulare und deren Ausgabe anpassen müssen, damit Sie auch mit dem bisherigen ESR-Ausdruck korrekt arbeiten können.


Neue Hybrid Formulare

Für die Ausgabe des Einzahlungsscheins stellen wir neben dem bestehenden Formularen ESR, BESR sowie ESR+ und BESR+ ab dem Release 16.2.1 neue Formulare zur Verfügung, welche während der Übergangszeit für das bisherige Verfahren genutzt werden können. Wir erweitern die Formularnamen mit dem Zusatz hybrid, in Anlehnung daran, dass das Verfahren für das bisherigen wie auch das neue Verfahren genutzt werden können. 

Sie finden die Formulare ESR hybrid, BESR hybrid sowie ESR+ hybrid und BESR+ hybrid, sowie weitere Formulare auf unseren Downloadseiten. Nutzen Sie diese Formulare ebenfalls für das bisherige ESR-Verfahren. Haben Sie firmenspezifische Anpassungen im bisherigen ESR-Formular vorgenommen, in den meisten Nutzungen wird dies der Fall sein, passen Sie diese Formulare entsprechend an. In den letzten Wochen konnten wir die personifizierten Formulare der Kunden umstellen. Wir sahen dabei, dass oft sehr alte Formulare eingesetzt werden. Diese reichen zum Teil auf Release 9 zurück. Damit verlieren Sie viele neue Features und Funktionen der neuen Version 10 bis 16. Es macht oft Sinn, die Formulare ab der neuen Version neu zu entwickeln. Gerne hilft unser Support dabei.

Ab 1.7.2020 mit der produktiven Freigabe der QR-Rechnung können Sie dann ausschliesslich auf die neuen Formulare der QR-Rechnung umstellen.  

Dieses Vorgehen hat den Vorteil, dass Sie nur einmal die Stammdaten anpassen müssen, dass Sie jederzeit bei der Ausgabe von altem auf das neue System wechseln können, dass die Stammdaten nicht redundant werden durch Doppeleinträge. Zudem können Sie ab dem kommenden Release die Testläufe für den QR-Einzahlungsschein an die Hand nehmen, und die Belege bei Ihrer Hausbank auf deren Bankenplattformen testen. 

Die Erweiterung der QR-Rechnung mit der Ausführung IBAN-Konto mit Creditor Reference (ISO 11649) - ein neues Verfahren ähnlich wie des ESR-Verfahrens mit referenzierter ESR-Zeile wird neu von den Banken eingeführt. Das Verfahren beinhaltet eine eindeutige Referenznummer - die Creditor Reference um die QR-Rechnung beim Einlesen des Offenen Posten eindeutig zuzuweisen. Zudem sind weitere Anwendungen damit codierbar. 

Im aktuellen shakehands Kontor Release 16.2.1 fehlt in den Stammdaten die Freigabe des Feldes Creditor Referenz. Dieses wird den Teilnehmenden am Zahlungsverkehr mit dieser Ausführung der QR-Rechnung durch die Hausbank mitgeteilt und vergeben. Das neue Verfahren darf erst ab 1.7.2020 produktiv eingesetzt werden, weshalb die Freigabe des Feldes durch die Banken nicht gewünscht wird.

Im Bankenstamm werden in Zukunft die QR-IID mit veröffentlicht. Auch hier, die Ausgabe und Veröffentlichung darf  erst ab 1.7.2020 produktiv wahrgenommen werden. Diese Informationen brauchen Sie, so dass die Stammdateien einfach aktualisiert werden können. z.B. für die Kreditoren und deren Bankinformationen, wenn Sie die Ausführung QR-Rechnung mit referenziertem >verfahren nutzen. 

Die Ausgabe für den Zahlteil für die QR-Rechnung ist in den Formularen hybrid vorbereitet. 

Beachten Sie, dass Sie die QR-IBAN und die QR-Referenz ausschliesslich für das ESR-Verfahren in der QR-Rechnung nutzen. Dem QR-IBAN Konto liegt immer ein ursprüngliches IBAN Konto zu Grunde und nur dieses kann für den restlichen Zahlungsverkehr und weitere Funktionen genutzt werden. Also ähnlich der heutigen Teilnehmernummer im ESR-Verfahren. In der QR-Rechnung in der Ausführung mit Creditor Reference wird ausschliesslich das IBAN-Konto genutzt. Hier braucht es keine QR-IBAN Konto. Verwenden Sie keines dieser beiden Ausführungen mit Referenzen für den Einzahlungsschein, kann die QR-Rechnung als QR-Zahlteil auch einfach nur die IBAN enthalten - optimal können Sie in allen Ausführungen z..B. Mitteilungen auf dem Einzahlungsschein mitliefern.


Sofortiger Handlungsbedarf für Kunden mit aktivem ESR und Release 16.2.1

Verwenden Sie shakehands Kontor Release 16.2.1 müssen Sie sofort tätig werden. Stellen Sie die Formularauswertungen um auf die neuen hybriden Formulare oder und passen Sie, wo notwenig, die neuen Felder an Belegart QR-Referenz ( = ehemalige ESR), QR-IID und QR-IBAN. 

Bei Nutzung des neuen Verfahrens ab 1.7.2020 und beim Umstellen auf das neue Referenzsystem der Banken auf die Creditor Reference erfassen Sie die neue Belegart Creditor Referenz und das Feld Creditor Reference (noch nicht veröffentlicht). 

Wir haben im shakehands Support eine Anlaufstelle eingerichtet, und Sie können uns die persönlichen ESR-Formulare einsenden und wir passen diese an die aktuelle Gegebenheit und die Ausführung an, oder Sie lesen sich in die neue Struktur ein und machen die Anpassungen an den persönlichen Formular selber. Nutzen Sie diese Dienstleistung.

Zugelassen sind die serifenlosen Schriften Arial, Frutiger, Helvetica und Liberation Sans. Die Schnitte sind festgelegt. 

Finden Sie hier eine Übersicht von Alternativen QR-Einzahlungsscheinen. Die Aufstellung ist nicht abschliessend:


QR-IBAN mit QR-ReferenzIBAN mit Creditor ReferenzIBAN ohne Referenz
CHXX 3000 0XXX XXXX XXXX XCHXX XXXX XXXX XXXX XXXX XCHXX XXXX XXXX XXXX XXXX X
XX XXXXX XXXXX XXXXX XXXXX XXXXXRFXX XXXX XXXX XXXX


Wie weiter?

Entscheiden Sie sich also 

  • wann Sie die Umstellung machen 
  • und ob Sie das ESR-Verfahren mit der QR-Rechnung bevorzugen (PostFinance und oder andere Banken) 
  • oder ob Sie auf das Verfahren mit Creditor Reference (Banken ohne PostFinance) umstellen möchten.
  • Zudem nutzen Sie allenfalls die erweiterten Mitteilungen als weitere Informationen auf den neuen Einzahlungsscheinen.
  • Nutzen Sie das bisherige ESR-Verfahren und den Release 16.2.1 müssen zwingend die Stammdatenanpassungen und die Formularanpassungen sofort vornehmen.

Einzelne Testplattformen für die QR-Rechnung sind am Aufstarten (Stand August 2019). Leider sind die meisten Berater bei den Banken aktuell noch überfordert und kenne die QR-IBAN noch nicht. 

Wir werden die vollständige Funktion der QR-Rechnung mit QR-Code in einem der kommenden Version vollständig freigeben. 

Finden Sie anbei Ausführungsvarianten des neuen Einzahlungsscheins mit der neuen QR-Rechnung. Diese Darstellung gilt für den Druck auf perforiertes Papier. Die digitale Fassung weicht leicht davon ab und enthält Linien, Scherensymbol oder einen Hinweis. 


Beispiele

QR-Rechnung mit QR-Referenz und Mitteilung (QR-IBAN, QR-Referenz und QR-Code und strukturierter Mitteilung) - bisherige ESR (orange) plus zusätzliche Informationen - /media/news/268/image-03-qrrmit.png


QR-Rechnung mit Creditor Referenz und Mitteilung (IBAN, Creditor Referenz und QR-Code und strukturierter Mitteilung) - neues Verfahren - /media/news/268/image-04-qrcrmit.png


QR-Rechnung und Mitteilung (IBAN und QR-Code und strukturierter Mitteilung) - bisheriger Einzahlungsschein an IBAN oder PC-Konto (rosa) - /media/news/268/image-05-qrmit.png


QR-Rechnung (IBAN und QR-Code ) - bisheriger leerer Einzahlungsschein an IBAN oder PC-Konto (rosa) - /media/news/268/image-06-qr.png


Weiterführende Informationen: 

Kurz & bündig: Neues und mehr Möglichkeiten

doks Stammdaten eigene Bankkonten

Zahlteil QR-Rechnung

Readiness Schweizer Banken Angebot QR-Rechnung

Rasterblatt Styles QR-Rechnung

Hybrid Formulare shakehands Kontor 16.2.1

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