E-Rechnung (06.12.2024)

E-Rechnung kommt

     Die digitale Rechnung wird im SEPA- und EU-Raum eingeführt. Für die Schweiz gibt es aktuell keine verbindliche Lösung. Die eBill ist ein Ansatz für mengenmässig grosse Rechnungsvolumen und eher eine sehr teure Lösung für Kleinbetriebe. Die Transaktions- und die Systemkosten für eBill pro Jahr, die über den Softwarelieferanten und die Software abgerechnet werden sind mit den Lösungen im EU-Raum aber sehr teuer. 

     Diese Überlegung und die Tatsache, dass wir viele Kund:innen haben, die Rechnungen in den EU-Raum aus der Schweiz nach Deutschland, Italien, Frankreich und anderen EU-Länder versenden, haben uns veranlasst, die E-Rechnung im Format ZUGFeRD 2.0 / Factur-X und XRechnungen im shakehands Kontor 2024 und der neuen Version 2025 ebenfalls zu implementieren. 

     Damit können shakehands Kontor Kund:innen die E-Rechnung ins Ausland versenden und Rechnungen vom Ausland als E-Rechnungen empfangen. Wir erwarten, dass dieses XML-Format sich in der Schweiz inländisch durchsetzen wird.

Was sind E-Rechnungen?

     Eine E-Rechnung ist die strukturierte elektronische Form einer herkömmlichen Papierrechnung. Die bisher oftmals üblichen PDF-Rechnungen sind nicht automatisch E-Rechnungen. Eine E-Rechnung enthält alle üblichen Informationen einer Rechnung in maschinenlesbaren, eingebetteten Daten: E-Rechnungen können in verschiedenen Formaten erstellt und versendet werden, wobei die gängigsten Formate XML oder PDF mit integrierten XML-Daten sind.

     Der Begriff E-Rechnung bezeichnet die allgemeine digitale Rechnung, die mit strukturierten Daten ohne Medienbrüche per elektronischer Übermittlung zum Empfänger übertragen wird und dieser die Rechnung direkt in das eigene System einlesen kann.

ZUGFeRD 2.0 / Factur-X

     International wird die Bezeichnung Factur-X verwendet. In Deutschland basiert der Begriff auf dem Format ZUGFeRD. Hinter ZUGFeRD 2.0 und Factur-X verbergen sich die gleichen Rechnungsformate. Das Datenformat ZUGFeRD wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) für den Austausch elektronischer Rechnungsdaten erarbeitet, als Antwort auf die EU-Vorgaben der Richtlinie 2014/55. Als hybride Lösung ermöglicht das ZUGFeRD-Format im Gegensatz zur XRechnung auch eine für Menschen lesbare Rechnungsform, z. B. als PDF mit integrierten XML-Daten.

XRechnung

     Die XRechnung ist ein strukturiertes Datenformat für elektronische Rechnungen, das von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) speziell für die öffentliche Hand entwickelt wurde und bereitgestellt wird. Dieses einheitliche Rechnungsformat kann aufgrund seiner XML-Datenstruktur direkt elektronisch weiterverarbeitet werden, da es nur aus Codezeilen besteht. Die XRechnung findet im öffentlichen Auftragswesen seit November 2020 zwingend in Deutschland und Italien Anwendung.

Fristen und Übergangsregeln

     Die Fristen in den einzelnen Ländern sind unterschiedlich und z. B. in Italien heute schon im Einsatz. Für Deutschland gilt: Es gilt die Pflicht, für den Empfang von E-Rechnungen ab dem 01.01.2025 und für den Versand gelten Übergangsregelungen vom 01.01.2025 bis 31.12.2027 bereit zu sein. Betroffen sind alle im Inland ansässigen Unternehmen mit ihren steuerbaren und steuerpflichtigen Umsätzen, die sie an andere im Inland ansässige Unternehmen verkaufen oder erbringen (Business-to-Business – von Unternehmen zu Unternehmen). Nicht von der E-Rechnungspflicht betroffen sind steuerfreie Lieferungen und Leistungen, Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und Fahrkarten.

Übergangsregelungen 01.01.2025 - 31.12.2026 

    Ab dem 01.01.2025 entfällt der Vorrang der Papierrechnung und jedes Unternehmen kann E-Rechnungen versenden. Papierrechnungen können jedoch weiterhin versendet werden. Andere elektronische Formate (PDF etc.) dürfen nur mit Zustimmung des Empfängers versendet werden.

Übergangsregelungen 01.01.2027 - 31.12.2027 

    Ab dem 01.01.2027 sind Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im Bereich Business-to-Business (B2B) verpflichtet, nur noch elektronische Rechnungen zu versenden. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro dürfen bis zum 31.12.2027 noch Papierrechnungen oder – mit Zustimmung des Rechnungsempfängers – ein anderes elektronisches Rechnungsformat, sogenannte „sonstige Rechnungen“, die nicht der EN 16931 entsprechen (PDF etc.), versenden.

Übergangsregelungen 01.01.2028 

    Ab dem 01.01.2028 müssen alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich elektronische Rechnungen versenden.

    Unabhängig davon, wann Sie die Ausgangsrechnungen in Ihrem Unternehmen auf E-Rechnungen umstellen möchten, müssen Sie ab dem 01.01.2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und in Ihren Finanzbuchhaltungssystemen zu verarbeiten.

Ausblick

     shakehands Kontor unterstützt die Ausgabe von XRechnungen seit 2021. 

    Aktuell sind wir dabei, die zum Erstellen und Verarbeiten von E-Rechnungen nach ZUGFeRD 2.0 / Factur-X notwendigen Funktionen in shakehands Kontor zu integrieren. Diese werden dann mit dem Jahresupdate 2025 im Q1/25 verfügbar sein. 

    Die Pflicht zum Senden und Empfangen von E-Rechnungen betrifft Rechnungen im B2B-Bereich, also nur Rechnungen zwischen zwei Unternehmen.

Muss ich ab 2024 E-Rechnungen empfangen können?

    In der Schweiz vorläufig nicht. Aber mit shakehands Kontor 2025 können Sie das.

     Ja, ab dem 01.01.2025 muss jeder Unternehmer in Deutschland E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Hier sind vom Gesetzgeber keine Übergangsfristen oder Ausnahmen vorgesehen.

Muss ich ab 2025 E-Rechnungen versenden können?

     In der Schweiz vorläufig nicht. Aber mit shakehands Kontor 2025 können Sie das. Grundsätzlich ja, ab dem 01.01.2025 ist der Versand von E-Rechnungen für alle Unternehmer vorgeschrieben. Anders als beim Empfang gibt es aber Übergangsfristen und Ausnahmeregeln:

Wir versenden schon lange PDF-Rechnungen, sind das keine E-Rechnungen?

     Nein, eine normale PDF-Datei ist keine E-Rechnung. Eine solche enthält zusätzlich zur grafischen Darstellung des Rechnungsdokuments einen maschinenlesbaren Teil gemäss der europäischen Norm EN 16931.

Kann shakehands Kontor E-Rechnungen erzeugen und einlesen?

     Ab der Jahresversion 2025 werden entsprechende Funktionen in shakehands Kontor integriert sein. Das Einlesen von E-Rechnungen ist sowohl mit einer Saldo- als auch mit einer Balance-Lizenz möglich. Das Erzeugen von E-Rechnungen aus Verkaufsbelegen setzt eine Balance-Lizenz voraus.

     Mit der ersten 2025er Version ist die Unterstützung der E-Rechnung mit folgenden Umfängen geplant:

• Ausgabe von Verkaufsrechnungen in den Formaten XRechnung sowie ZUGFeRD 2.x und Factur-X mit den Profilen Basic, Comfort oder Extended
• Import von Eingangsrechnungen (mit den o. g. Formaten) in den Bereich Offene Posten/Kreditorenrechnungen

     Der Import in den Bereich Einkaufsbelege ist in Arbeit und wird später mit der 2025er Version möglich sein.

Umsetzung in shakehands Kontor 2025

Hier ein Ausschnitt aus unseren doks für die beiden Bereiche

  >> Ausgabe von Verkaufsrechnungen

Voraussetzung: shakehands Kontor 2025

1. 1. Die Ausgabe von Rechnungsbelegen wird zukünftig über die Adresse des Empfängers gesteuert. In der Bearbeiten-Ansicht der Adresse gibt es dafür einen neuen Bereich. Wählen Sie hier das für die Ausgabe zu verwendende Format.
2. 2. Bei der Rechnungserstellung achten Sie bitte auf die Option Preisangaben. E-Rechnungen müssen zwingend auf der Nettokalkulation beruhen.
3. 3. Markieren Sie die fertige Rechnung in der Liste der Verkaufsbelege und klicken Sie in der Toolbar auf Ausgeben/E-Rechnung. Die E-Rechnung wird in dem in der Adresse hinterlegten Format erzeugt und kann als Datei gesichert oder direkt als E-Mail versendet werden. Ausserdem wird die E-Rechnungsdatei als Anlage an die Rechnung in shakehands Kontor hinzugefügt.

Online Handbuch Verkauf E-Rechnung

  >> Import von Eingangsrechnungen

Voraussetzung: shakehands Kontor 2025

1. 1. Öffnen Sie das Fenster Digitale Belege (Menu Darstellung) und ziehen Sie die zu importierenden E-Rechnungen aus dem Finder/Explorer hier in die Eingangsliste.
2. 2. Gehen Sie in shakehands Kontor zum Bereich Offene Posten/Kreditorenrechnungen. Markieren Sie danach im Fenster Digitale Belege die zu importierende Rechnung und klicken Sie auf Importieren (Wichtig: Der Importieren-Button ist nur sichtbar, wenn im Hauptfenster der Bereich Kreditorenrechnungen im Listenmodus geöffnet ist).
3. 3. Es öffnet sich der Assistent zum Auswählen einer Adresse. Wenn shakehands Kontor den Rechnungsabsender als Lieferanten gefunden hat, so ist dieser im Assistenten ausgewählt und kann mit OK übernommen werden. Sie können aber auch einen anderen Lieferanten wählen oder mit Abbrechen signalisieren, dass der Lieferant neu ist. In diesem Fall gelangen Sie direkt in den Bereich Neue Adresse anlegen. Vervollständigen Sie hier alle Angaben zum Lieferanten und speichern Sie mit OK.
4. 4. Im Anschluss befinden Sie sich im Bereich Neue Kreditorenrechnung und können die Eingangsrechnung in allen Details bearbeiten und zuletzt speichern. Die importierte E-Rechnung wird dabei automatisch aus Digitale Belege in die Anhänge der neuen Kreditorenrechnung verschoben.

Online Handbuch Kreditorenrechnung als E-Rechnung importieren

   >> Weitere Hinweise zu Artikeleinheiten

     Für jede Art E-Rechnung ist es wichtig, dass in den Artikelpositionen nur die Einheiten aus der folgenden Liste verwendet werden.

    Diese Einheiten werden im Auswahlmenu der Artikeleinheit zuerst angezeigt, möglicherweise ergänzt um weitere, von Ihnen bereits früher verwendete, Einheiten. Nur die u.g. Einheiten werden derzeit bei der Ausgabe einer E-Rechnung in die korrekten Codes übersetzt. Das Verwenden anderer Einheitenbezeichnungen kann dazu führen, dass die erstellte E-Rechnung beim Empfänger nicht eingelesen werden kann.

Zukünftige Versionen von shakehands Kontor werden diese Liste erweitern und deren Handhabung im Programm verbessern.

• Stück
• Stunde
• Minute
• Personentage
• Woche
• Monat
• Jahr
• Zentimeter
• Meter
• Kilometer
• Millimeter
• Quadratmillimeter
• Quadratmeter
• Gramm
• Kilogramm
• Tonne
• Watt
• Kilowattstunde
• Liter
• Tonne
• Kubikmeter
• Fass
• Karton
• Palette
• Paket
• Packung
• Rolle
• Sack
• Beutel
• Behälter
• Box
• Kanister
• Pauschale
• Leistungseinheit
• Einheit (allgemein)
• Fuss
• Meile
• Quadratmeile
• Schritt
• Zoll

Hintergrund

     Die Finanzämter der Länder planen darüber hinaus, den Austausch von Rechnungsdaten künftig vollständig über sogenannte E-Rechnungsplattformen abzuwickeln. Dies ist Voraussetzung für das ab 2028 geplante EU-weite einheitliche USt-Meldesystem. Die entsprechenden API-Anbindungen an die E-Rechnungsplattform werden grössere Projekte werden.

     In der Schweiz ist dieser Ansatz aktuell noch offen. In Italien ist dies schon heute umgesetzt. Der Weg führt uns sicher zu standardisierten Formaten für die XML-Rechnung. Damit werden die Schnittstellen für das Einlesen und das Auslesen automatisiert und hier braucht es keine KI mehr. Das ist Ressorcen schonend und KI kann besser eingesetzt werden.