Häufig gestellte Fragen

Zu unterscheiden sind die bisherigen Versionen von den neuen Versionen: 

Voraussetzung:

• Es sind die Geschäftsjahre in der Datenbank angelegt in welchen Sie Arbeiten.

ab Release 14:

Wählen Sie den zu weiterleitenden Beleg einfach zum Datum den Sie möchten und speichern Sie diesen. shakehands Kontor speichert diesen in das entsprechende Geschäftsjahr. Das Filter spielt hier keine Rolle mehr für die Neuerstellung der Belege. Filtereinstellungen können für die Anzeige weiterhin genutzt werden.

bis Release 14:

1. Wechseln Sie in das Geschäftsjahr in dem der neue Auftrag/die neue Bestellung angelegt werden soll. 
2. Im Bereich Verkaufsbelege setzen Sie den Zeitraum im Filter auf "Freie Eingabe" und wählen das Datum in dem der weiterzuführende Auftrag liegt und aktualisieren das Filter z.B. Filtereinstellungen setzen über die letzten 720 Tage (die letzten 2 Jahre). 
3. Wählen Sie nun in der Liste den Auftrag oder Bestellung aus und führen Sie diesen weiter.

Vor Release 14.3.

1. Wechseln Sie ins neue Jahr, z.B. 2014 wenn der Belege im 2013 erstellt worden ist. 
2. Gehen Sie in den Bereich Verkauf oder Einkauf - je nach Ihrem Belegtyp. 
3. Klicken Sie auf das Filter und stellen Sie das den Zeitraum auf Freie Eingabe und gehen auf Tage zurück 720 oder wählen Sie eine Zeitperiode von 1.1.2013 bis 31.12.2014 - also beide Jahre. 
4. Und aktualisieren Sie das Filter. 
5. Nun haben Sie Zugang auch auf die Belege von 2013 und können nun den entsprechenden Belege duplizieren und ein Datum im 2014 setzen.

An Release 14.3.

Sie können jederzeit und überall unabhängig der Filtereinstellungen, den Beleg duplizieren und zu einem beliebigen Datum sichern. Die Filter sind neu alle übergreifend aufgebaut. 

Möglicherweise sind eine oder beide Ursachen der Grund: 

a) Prüfen Sie bitte, ob Sie im Geschäftsjahr sich befinden in welchem Sie den Beleg mit seinem Belegdatum erstellt haben - also z.B. 2019 und nicht 2018 wenn Sie ein Beleg mit Datum 15.01.2019 sichern. Möglicherweise wird der neue Beleg ausgeblendet, da Ihr Filter eine andere Periode filtert.

b) Des weiteren überprüfen Sie den aktuellen Filter für Verkaufsbelege, ob dieser eventuell die Option gedruckt Belege nicht mehr anzeigen aktiv hat oder ein anderes Filterkriterium aufweist, wi der neue Beleg ausgefiltert wird., damit werden nur die ungedruckten Belege in der Liste angezeigt. 

Also prüfen Sie die Filtereinstellungen indem Sie z.B. Filter zurücksetzen und die Periode des Filters mit dem Datum Ihres Belegs synchron ist. 

Beachten Sie immer die Filtereinstellungen, wenn Sie Daten in der Liste erwarten aber nicht angezeigt werden. Hilfreich ist auch die Anzeige der Infoliste und oder der Statusliste.

Weitere Details

• Filter und mit Filtern arbeiten

Das ist die Norm. Sie müssen Rechnung und Storno in den Offenen Posten noch zueinander führen. Verrechnen Sie die Rechnung (Debitorenrechnung) und das Storno (Debitrenrechnung in der OP-Liste gegeneinander.

1. Öffnen Sie die OP-Liste im Bereich Offene Posten>OP-Liste.
2. Wählen Sie in der Liste die beiden Belege Rechnung und Storno an und markieren Sie diese, evtl suchen Sie diese via Filter. 
3. Mit einem Rechtsklick öffnen Sie die Funktion OP-Zahlung erstellen...
4. Tragen Sie in der zu erzeugenden OP-Zahlung bitte kein Finanzkonto ein! Legen Sie einfach das Datum fest, wann diese beiden Beleg ausgeglichen werden sollen. Ebenfalls ist der Betrag 0.
5. Sichern Sie mit OK.

Somit ist die Rechnung als OP ausgeglichen und erscheint auch nicht mehr im Mahnlauf. 

Dieser Ablauf gilt erst ab Kontor 2014 und höher, da hier erst die Belegart Storno eingeführt worden ist. Der Ablauf ist wichtig, da nur so die Beleg miteinander verknüpft sind und das ganze so nachvollziehbar bleibt. 

Ja. 

Da bisherige Belege nicht einfach nachträglich angepasst werden dürfen, dis hat rechtliche Hintergründe, da der Beleg Beweischarakter hat oder der Beleg u.Ü einmal via Karte somit nicht im Mahnlauf und einem via Überweisung bezahlt wird und somit pro Adresse auch unterschiedliche Zahlungskonditionen möglich sind.. 

Für den Eintrag bei den Adressen verwenden Sie bitte die Funktion Mehrere Ändern, da können Sie den gefilterten Adressen einfach eine neue Zahlungsbedingung in einer automatischen Serie zuweisen.

Die Belege müssen Sie selber anpassen, rsp. belassen diese und setzen die neuen Belege die entsprechende Zahlungskondition. 

Weitere Details:

• Mahnläufe und Voraussetzungen
• Zahlungsbedingungen erstellen
• Mehrere Ändern

Klicken Sie unten links in der Ecke auf das Summensymbol. 

Shakehands zeigt nun den Saldo der markierten Positionen, sie es aus der Liste Buchungen, Offene Posten, Belegen, etc., an uns bildet die Summen der aktuell markierten Zeilen

NM bedeutet: Nicht Mahnen.

Ist die Spalten aktiv, heisst dies, der Verkaufsbeleg wird bei der Fälligkeit im Mahnlauf nicht berücksichtigt.

Ja. 

Nutzen Sie die Kategorie im Bereich Adressen. Hier können Sie eigene Kategorieren eintragen und jeder Adresse zuweisen. Anschliessend nutzen Sie die Kategorie in Filtern für Auswertungen. 

Erfassen Sie erstmals einfach eine neue Kategorie z.B. 'keine Werbung'. Beim Sichern wird die neue Kategorie erstellt und der Adresse zugewiesen. Eine neue Kategorie kann nun anderen Adressen ebenfalls zugewiesen werden. I

m Filter und oder beim Export arbeiten Sie nun mit diesen Kategorieren.

Möglicherweise liegt es daran, dass Sie nicht ein korrektes Filter nutzen. 

Wählen Sie im Bereich Offene Posten>OP-Liste das Filter und setzen Sie da die Werte im Filter zurück mit der Funktion Filter zurücksetzen. shakehands Kontor aktualisiert nun die Informationen in der Liste. 

Oder in andere Richtungen gesucht:

Es liegt eine Rechnung erst mit Entwurfsqualität vor, d.h. Sie haben den Haken Entwurf/Vorlage im Beleg aktiv. Diese Belege sind noch nicht FiBu-wirksam und werden deshalb nicht in der OP-Liste angezeigt.

Oder der Beleg hat keine Zahlungskondition mit Vorgabe Überweisung. Das sind z.B. Belege die direkt bar an der Kasse bezahlt werden oder Belege die via Paypal oder Karte oder anderen Zahlungsdienstleister begleichen wird. Diese erscheinen ebenfalls nicht als Offener Posten 

Wechseln Sie in den Bereich Offen Posten>Mahnungen und klicken Sie die Karte Gespeichert. Setzen Sie ein Filter z.B. über den Kundennamen oder undenmatchcode.

Die Liste wird aktualisiert und Sie sehen die bisherigen Mahnungen und können diese via PDF anschauen und nochmals Drucken/Senden. 

Diese Option ist seit Release 14 integriert. Vorher haben wir die Mahnungen nicht in der Datenbank als solches gespeichert, nur den Mahnlaufstatus, und das Mahnlaufdatum. 

Eine shakehands Liste zeigt per Vorgabe die Daten an die gemäss aktuellem Filter angezeigt werden. 

Haben Sie z.B. ein Filter welches nur Rechnungen (RE) anzeigt eingestellt und Sie erstellen einen  neue Bestellung wird nach dem Sichern des Belegs und dem Aktualisieren der Liste nur noch die gefilterten Rechnungen angezeigt, die neue Bestellung (BE) ist rausgefiltert.

Rufen Sie sich den Filter in dem entsprechenden Bereich auf, aktiveren Sie das Feld Druckstatus und sehen Sie sich den Wert an.

nur ungedruckte filtert Ihre Anzeige nun aus - stellen Sie um auf Alle. 

Aktualisieren Sie die Liste und Sie erhalten dann die sichtbare Einstellung der neuen Bestellung in der Liste. Beachten Sie also immer die Filtereinstellungen in den Listen, bei 'verschwundenen' Daten.

Anmerkung: Sie können via Darstellung>Infoliste einblenden eine Statuszeile unten an der Liste sichtbar machen, damit sehen Sie die aktuellen Filterauswahlen immer in der Übersicht. 

1. Offene Sie den Bereich Buchhaltung>Journal.
2. Setzen Sie ein Filter.
3. Aktualisieren Sie die Eingaben. shakehands Kontor zeigt Ihnen nun alle Buchungsdetails auf Stufe der Zeilen
4. Sie können diesen nun via Drucken/Senden ausgeben.

Sie haben vermutlich nach dem Verlassen der Vorschau die Mahnstufe der markierten Mahnungen aktualisiert. 

Somit wird die Mahnstufe jeweils um eine Stufe erhöht z.B. also von 0 nach 1 Stufe und die entsprechenden Rechnungen erst nach Ablauf der eingestellten Anzahl an Tagen für die nächste Mahnstufe wieder vorgeschlagen. 

Im Bereich Offene Posten>OP-Liste können Sie mit einem Rechtsklick in den Listenkopf die Spaltendarstellung so anpassen, dass die Mahnstufe und die dazugehörigen Mahndaten der Offenen Posten angezeigt werden. 

Sie können nun über das Kontextmenu - via Rechtsklick zu öffnen - die gewünschte, markierte Zeile die Mahnstufe einer Rechnung zurücksetzen um eine Stufe oder global auf 0 setzen. 

Nun ist der Offene Posten für einen neuen Mahnlauf in dieser Stufe wieder aktiv.

Alternativ können Sie ab Release 14.x.x im Bereich Offene Posten>Mahnungen Karte Gespeichert eine Mahnung filtern und diese löschen. Damit wird die Mahnung gelöscht und die Mahnstufe ebenfalls zurückgesetzt. 

Nutzen Sie diese Funktion nur, wenn der Beleg nicht an den Kunden verschickt wurde, da dieser Beleg Beweismittel ist! Eine falsche Mahnung muss mit einem Storno entkräftet werden oder mit einem einfachen Schreiben.

Wechseln Sie das Filter und zeigen Sie alle Daten an. 

In Ihrem Fall werden Sie im ein Filter nutzen mit dem Geschäftsjahr 2017, somit sehen Sie die aktuellen 2018er Belege nicht. 

Das Filter wird jeweils gespeichert und bei einem Neustart der Datenbank erhalten Sie die Daten laut Filter angezeigt. 

Ab shakehands Kontor Release 14 haben wir nicht nur für Buchungen aber auch für Belege und Offene Posten die Festschreibung obligatorisch gemacht. 

Prüfen Sie im Bereich Buchhaltung Geschäftsjahre, ob neben Buchungen auch Offene Posten und Belege vorhanden sind, ist dem so, wechseln Sie links im Navigator in den Bereich Office>Heute zu erledigen, dann auf den Reiter "Tagesabschluss". Die Liste zeigt Ihnen nun alle Daten die noch nicht festgeschrieben wurden. Machen Sie Ihre Auswahl oder bestätigen Sie alle und führen Sie den Tagesabschluss durch und klicken Sie auf Festschreiben. Nun können Sie anschliessend den Jahresabschluss definitiv durchführen. 

Ja. 

Legen Sie die Abschreibebuchung an und nutzen Sie die Funktion der Periode, z.B. erfassen Sie die Buchung mit der Periode 13. 

Nutzen Sie nun bei den Ausgaben der Bilanz und Erfolgsrechnung oder auch für Kontenauszüge, Journale oder Jahresabstimmungen, etc. Das Filter mit Perioden 1-13. Damit werden sämtliche Buchung für diese Auswertung, wir nennen Sie auch Handelsrechnung berücksichtigt. Das Filter mit Perioden 1-12 zeigt Ihnen nun die Steuerrechnung an. 

Nutzen Sie diese Filter für die Unterscheidung von Steuerrechnung und Handelsrechnung 

Das Problem wird im gewählten Filter liegen. 

Starten Sie den Buchungsdialog Soll-/Haben Buchungen und klicken Sie da auf Filter und da wiederum auf Filter aktualisieren. 

Nun werden die einschränkenden Filterkriterien aus der letzen Auswahl gelöscht und Sie sollten für die gewählte Periode alle Buchungen auch im Buchungsdialog sehen.

Anmerkung: Filter und Filterkritieren in den Bereichen Filter und oder über die Quicksearch werden beim Verlassen von shakehands Kontor und bei einem Neustart verwendet. Deshalb können Sie mit einem kryptischen Filterwert u.Ü alle Daten der liste ausfiltern und die Anzeige der Liste bleibt leer. 

Anmerkung: Hilfreich kann sein, dass Sie die Statusleiste einblenden lassen, hier wird am Fussende in einer Zeile das Filterkriterium angezeigt. 

Anmerkung: Wir hatten im Support auch schon der Fall, dass ein falsche Geschäftsjahr oder eine falsche Firma oder eine falsche Daten gestartet wurde und somit die erwarteten Daten nicht ersichtlich waren. Hier prüfen Sie als erstes auf die Werte Geschäftsjahr, Firma und Datenbankordner. 

Eine Markierung wie der Bezahltstatus der Belege haben wir nicht in Icon-Form, das nehmen wir als Feature-Request auf. 

Sie haben heute schon die Möglichkeit nicht vollständig gelieferte Belege selber mit einer Etikette zu markieren so können Sie Teiloffene Aufträge markieren und filtern.

Sie auch: 

• Etiketten

Die weitergeführte Rechnung Nr. 2018-12021 haben Sie das Datum 14.09.2017 gegeben, damit wird Ihnen dieser Beleg für 2018 in der Filterung nicht angezeigt.

Setzen Sie das Filter zurück oder zeigen Sie die Periode z.B. 720 Tage zurück an. 

• Arbeiten mit Filtern

in den Buchungsdialogen also auch im Bereich Soll-/Haben Buchungen können Sie für Konto oder Bestellnummer nicht kombinatorische Filterbedingungen anlegen. Hier sind einzelne Konten oder Belegsuchen möglich.

In der Quicksearch können Sie Buchungen nach Teilstrichs wie z.B. "#17/2" suchen. Nutzen Sie dies in Kombination mit der Sortierung der Spalte BelegNr, so finden Sie die Belege "#17/256"- "#17/281 chronologisch sortiert.

Für die kombinatorische Suche der Konten z.B. 4510 bis 4540 und 4660 bis 4677 und 4910" nutzen Sie das Filter in der Auswertung Kontoauszüge, der Suchwert lautet dann 4510-4660, 4677, 4910

siehe auch:

• Filter

Rufen Sie sich unter Stammdaten>Artikel & Leistungen bitte den Filter auf. Deaktivieren Sie alle Anzeigeoptionen im Filter unter Filter zurücksetzen und aktualisieren Sie die Ansicht. 

Nun sollten Sie Ihren Artikel in der Liste sehen.

Im Filter der Bilanz und Erfolgsrechnung oder der Einnahme-ÛBerschussrechnung (Milchbüchli) finden Sie die Option "Vorjahreswerte Anzeigen". 

Das ist die einzige Stelle an der Sie dies bewirken können.

Eine Darstellung oder Konsolidierung über mehrere Jahre ist nur via ein externes Blatt möglich, Nutzen Sie dazu z.B. Copy&Paste für Kontoblätter, SuS-Listen oder Bi&ER oder EA-Rechnung.

In zitierten Auswertungen können Sie hingegen die Umsätze Aller Jahre oder mit dem Filter Freie Eingabe und einer eigenen Periode auch Jahresübergreifend abfragen und ausgeben. 

Ein Vergleich der Jahre ist auch hier nur über den Export möglich. 

Rufen Sie sich den Filter aus der Toolbar - Trichtersymbol -  auf und deaktivieren die "kumulierten Werte" - dann erhalten Sie die gewünschte Art der Auswertung und die Eingabe im Von-Datumsfeld sind wie gewohnt.

Wenn Sie im Bereich Verkaufsstatistik sind, können Sie im Filter z.B. die Artikel-Umätze auswählen. Wenn Sie jetzt einen Artikel markieren, sehen Sie unten im Detailbereich der Liste alle die Kunden, die diesen Artikel gekauft haben und umgekehrt.

Äquivalent dazu funktioniert auch die Einkaufsstatistik.

Vermutlich haben Sie ein Filter gesetzt, dass 2018 nicht umfasst oder Sie haben das Geschäftsjahr 2018 in der Datenbank noch nicht angelegt.

Wechseln Sie im Filter auf Geschäftsjahr 2018 oder legen Sie das Geschäftsjahr im Bereich Buchhaltung>Geschäftsjahre an und wechseln Sie das Filter im Bereich Bankauszüge und geben das Filter z.B. 1.1.2018 bis 31.12.2019 an. 

1. Wechseln Sie in den Bereich Buchhaltung> Soll-/Haben-Buchungen 
2. Klicken Sie auf Filter > [+] > Betrag (Brutto) hinzufügen
3. Nun können Sie nach Beträgen im Bereich von - bis einen Wert erfassen
4. Lösen Sie die Suche aus.

Nutzen Sie dazu das Filter: 

Buchhaltung>Soll- / Haben-Buchungen oder Einnahmen/Ausgaben)>Filter>Button [+] in der Filterpallette>Option "Betrag" hinzufügen.

Damit richten Sie ein persönliches Filter ein. 

siehe auch:

• Buchungsdialog personalisieren

Wählen Sie im Filter des Bereichs Einkauf&Verkauf>Verkaufsstatistik die Auswertung "Artikelstückzahlen" oder "Artikelumsätze und -stückzahlen" aus. Dann finden Sie die Anzahl. 

Für die Ausgabe der Verkaufsbelege verwenden Sie vermutlich ein angepasstes, personifiziertes Druckformular. In diesem benutzen Sie das original Template-Formular für die Ausgabe der bezahlten Abschlagsrechnungen.

Damit die Ausgabe der Schlussrechnung wieder funktioniert, müssen Sie in Ihrem Auftragsformular eine kleine Erweiterung vornehmen.

Fügen Sie bitte die folgende Zeile im oberen Bereich des Formulars bei den Definitionen der Auftragsarten hinzu:

const AUFTRART_STORNO  as number = 8

Damit kann shakehands Kontor auch mit dem neuen Belegtyp umgehen. 

Aktuell nicht. Sie können aber über die Salden- und Summenfunktion links unten in der Bereichsliste die Summen und Totale selber anzeigen und errechnen. 

Die Sortierung ist fix nach Datum in den zitierten listen. Diese sind Journale und sollten damit den Dateumsreihenfolge sortiert werden..
Nicht in allen Bereichen kann sortiert werden.

Nutzen Sie weitere Filterkritoren z.B. Rechnungsnummer oder Name des Debitoren, dann erhalten Sie weitere Selektionsmöglichkeiten für die Anzeige der Liste. 

Setzen Sie einmal die Filter und die Suchwerte auf Default!

•  Löschen Sie den Inhalt des Suchfeldes und aktualisieren die Ansicht
• Und rufen Sie sich den Filter auf, setzen Sie diesen zurück und Aktualisieren mit neuen Filterkriterien die Ansicht.

Nun werden Sie alle Buchungen in der Liste finden.

Beachten Sie, dass Filter oder Suchwerte die Sei erfasst haben und nicht zurücksetzen, beim nächsten Start so wieder die Listen filtern oder Anzeigen!

Also doch kein Programmierfehler aber ein ....

Das tut es weiterhin. Rufen Sie sich den Filter bitte aus der Toolbar auf und entfernen dort die Option "Kumulierte Werte". 

Nun sollte Ihr Anliegen eines Monatsfilters gelingen.

Mehrere zu mahnenden Posten zu einem Kunden wurden schon immer über die Filter-Option "Mehrere Rechnungen zusammenfassen" in einem Dokument ausgegeben. Aktivieren Sie im Filter diese Option, diese haben Sie deaktiviert. 

Ja, Sie können das Bankimportscript erweitern, hier können wir Texte abfragen und mit diesen Textergänzungen die Personenkonto abfragen:

Anbei der Passus der erweitert werden muss. 

set Vorlage_Konto to IfThen(Vorlage_Konto = "", GetKontoKreditor(Vorlage_Text, Vorlage_Betrag), Vorlage_Konto))

mit

if PatternCount(Vorlage_Text,"Mietabo Mobile")>0
 set Vorlage_Konto to "77777"
endif

oder

set Vorlage_Konto to IfThen(PatternCount(Vorlage_Text, "Mietabo Mobile") > 0,"77777", Vorlage_Konto)

So kann für jeden Text eine Erweiterung definiert werden. 

Entfernen Sie im Filter die Option "Kumulierte Werte", dann sollte es klappen.

Die können die meisten Listen in shakehands Kontor darstellen oder personalisieren. 

Vermutlich haben Sie die Spalten ungünstig dargestellt oder deaktiviert. Ihre Spalte Datum ist extrem breit. Das lässt sich beheben in dem Sie die Einstellungen löschen oder von Hand die Listen anpassen: 

Ablauf unter macOS:
Ablage>Datenbank verwalten>Einstellungen löschen>nach der Ausführung Firma schliessen und wieder öffnen>Kontrolle im Bereich Projekte

oder 

Sie klicken mit Rechtsklick in die Titelspalte der Liste und wechseln im Kontextmenu auf die Funktion Standard Spalten einblenden, alternativ nutzen Sie die Funktion Spaltendarstellung anpassen und legen die Anzeigen selber fest.