Häufig gestellte Fragen

Alle shakehands Buchhaltungslösungen lassen den Steuerabzug zu 100% nicht zu, da Buchungen mit Nullbetrag nicht zugelassen werden. 

Der Vorsteuerabzug wird in diesem Fall via den Kontensaldo des jeweiligen Quartals abgerechnet. 

Erfassen Sie ein neues Konto 'Vorsteuer auf Einfuhrzöllen' (KMU Kto 1178 oder Käfer Kto 1063). Zudem im Feld 'Kennzeichen' eine neue Zeile 'gültig ab' 01.01.18 und unter 'MwSt-Kz' geben Sie den Wert 400 ein. 

Buchen Sie nun diese Rechnungen direkt auf das neue Konto Automatikkonto 1178. Pro Abrechnungsperiode wird nun der Saldo des Kontos in die MwSt-Abrechnung ins Feld 400 zusätzlich zu den Vorsteuerumsätzen aus den Buchungen ausgewiesen und abgerechnet

Für eine OP-Buchung als Eingangsrechnung (Kreditoren) können Sie das Konto direkt statt das Aufwandkonto erfassen also Kto 1178 oder Kto 1063. Erfassen Sie den Betrag jeweils ohne Steuersatz. Salden des Automatikkontos müssen beim MwSt-Abschluss jeweils berücksichtigt werden.

Siehe auch:

https://doks.shakehands.com/de/anwenderhandbuch/4-kontor/40-steueranmeldungen-mwst-abrechnungen/278-wie-kommen-die-zahlen-in-die-mwst-abrechnung.html

Wir haben uns auch noch bei Treuhändern in der Schweiz und bei Steuerberatern in Deutschland schlau gemacht. 

Es ist so, dass die Mahn- und Inkassokosten eine eigene Forderung als solches begründen, insbesondere, wenn die beiden Vertragsparteien dies miteinander vereinbart haben. Diese Kosten sind also nicht eine Nebenleistung sondern eine eigene Forderung und dürfen nicht einfach der Hauptforderung dazugerechnet werden. Von diesem Gedanken abgeleitet funktioniert das Mahnsystem in shakehands Kontor. 

Die Hauptforderung als solches wird gemahnt, die Gebühren und Zinsen werden nur aufgelistet. 

Hier in der Schweiz können Sie Inkassokosten der Grundforderung mit Zinsen zu 5% der offene Forderung ab Fälligkeitsdatum verrechnen. Andere Inkassogebühren sind nicht zulässig oder bedürfen eines Vertrags.

Mahnkosten und Zinsen werden in shakehands Kontor in Mahnungen aufgeführt und können bei der Bezahlung als Erlös Mahnkosten auf ein eigenes Erlöskonto Sonstige Erlöse oder auf ein Aufwandkonto Inkassokosten ausgebucht werden. Sie sind aber kein Bestandteil der Grundforderung.

shakehands Kontor liefert beim Setting einer Datenbank und beim Anlegen der Firma eine Auswahl an Kontenplänen zur Auswahl. Darin sind Kontenpläne, Steuersätze, Nebentabellen wie Währungen, Nummernkreise aber auch Formulare enthalten. je nach Gewinnermittlung und ob Sie mit oder ohne Steuerautomatik arbeiten, macht es Sinn auf die eine oder andere Vorlage zu setzen. 

Hier ein Überblick im Handbuch finden Sie weitere Details:

KMU nRLR, KMU, Käfer: Das sind die Grundausführungen und Vollausstattung der Kontenpläne. wobei nRLR gleich neues RechnungsLegungsRecht bedeutet und der neuste Kontenplan ist, KMU der Vorläufer und Käfer der Vorvorläufer, Käfer hat eine andere Struktur. Die Steuerautomatik ist für effektive Methode

Erweiterungen Micro und SSS: Micro ist die Kleine Ausführung des jeweiligen grossen Kontenplans, z.B. mit 100 Konten gegenüber KMU nRLR mit 1500 Konten; SSS als Erweiterung bedeutet SaldoSteuerSätze. Also die Parameter sind für diese Versteuerungsart ausgerichtet. 

BV und EÜ: Die Gewinnermittlung nach Bilanz und Erfolgsrechnung BV oder nach EInnahmen-Ausgaben - Milchbüchliart -mit EÜ wobei in beiden Fällen eine doppelte Buchhaltung zu Grunde liegt. 

Verein Kontenplanvorlage für einen Verein oder Genossenschaft

Privat und Haushalt, Kleinstkontenplan für Privat und SoHo für Zuhause, Liegenschaft und steuerliche Belange. 

Beachten Sie auch die Erweiterungen und da im Bereich Erweiterungen - shakehands Kontor erweiterte Kontenpläne und Templates- für andere Branchen, als kostenlose Option in den Downloads. 

weitere Details Kontenplan Vorlagen

Erstellen Sie eine Korrekturrechnung. 

Damit wird die ursprüngliche Rechnung als OP und als Beleg storniert. Senden Sie dem Kunden diesen Beleg. 

Erstellen Sie eine neue Rechnung mit den korrigierten Positionen und senden Sie Ware und die beiden Belege dem Kunden. 

Intern müssen Sie die ursprüngliche, korrigierte Rechnung und die Korrekturrechnung in der OP-Liste von shakehands Kontor noch ausbuchen. Markieren Sie dazu die beiden Belege in der OP-Liste und führen Sie eine Debitorenzahlung aus. Die beiden Belege werden nun ausgeglichen. Beachten Sie allenfalls das Datum festzulegen. Der Betrag ist 0. Das Fiby-Konto bleibt leer. shakehands Kontor legt die dazugehörigen Buchungen an. Mit diesem Ausgleich sind die Belege zueinander zugewiesen, die OP-Liste ist bereinigt und die dazugehörigen Buchungen sind im Journal bereinigt. 

Die neue Rechnung, hat einen neuen OP mit dazugehörigen Buchungen erzeugt. 

Der Beleg der Korrekturrechnung braucht der Kunde, damit er seine Rechnung, die er allenfalls schon in seinem ERP-System erfasst hat, als Beleg beweiskräftig ausbuchen kann. 

Das ist die Norm. Sie müssen Rechnung und Storno in den Offenen Posten noch zueinander führen. Verrechnen Sie die Rechnung (Debitorenrechnung) und das Storno (Debitrenrechnung in der OP-Liste gegeneinander.

1. Öffnen Sie die OP-Liste im Bereich Offene Posten>OP-Liste.
2. Wählen Sie in der Liste die beiden Belege Rechnung und Storno an und markieren Sie diese, evtl suchen Sie diese via Filter. 
3. Mit einem Rechtsklick öffnen Sie die Funktion OP-Zahlung erstellen...
4. Tragen Sie in der zu erzeugenden OP-Zahlung bitte kein Finanzkonto ein! Legen Sie einfach das Datum fest, wann diese beiden Beleg ausgeglichen werden sollen. Ebenfalls ist der Betrag 0.
5. Sichern Sie mit OK.

Somit ist die Rechnung als OP ausgeglichen und erscheint auch nicht mehr im Mahnlauf. 

Dieser Ablauf gilt erst ab Kontor 2014 und höher, da hier erst die Belegart Storno eingeführt worden ist. Der Ablauf ist wichtig, da nur so die Beleg miteinander verknüpft sind und das ganze so nachvollziehbar bleibt. 

Verknüpfte Belege haben Referenzen diese können nicht gelöscht werden. Wir empfehlen folgenden Ablauf:

1. In Ihrem Fall stornieren Sie bitte den Abobeleg.
2. Dann können Sie aus der früheren Rechnung ein Duplikat erstellen.
3. Und dieses Duplikat als neuen Abobeleg verwenden.

Damit ist die Verknüpfung in einen anderen Beleg aufgelöst und der Beleg kann beliebig als Abobeleg geändert oder gelöscht werden, solange noch kein Beleg aus diesem Abobeleg weitergeleitet worden ist.

Dieser Ablauf ist auch die Grundlage der Vollständigkeit und en Nebenbüchern und der Nachvollziehbarkeit geschuldet, so wie es das nRLR vorsieht.

Zinsen und Gebühren verändern nicht den ursprünglichen OP. 

Sollte es zur Zahlung inklusive dieser Zusätze kommen, buchen Sie bitte den höheren Betrag in der Debitorenzahliung (Forderung inklusive Inkassobeträgen) und buchen die Inkassokosten als Überzahlung im Offenen Posten aus. 

Siehe dazu den Betrag im Handbuch: Minderungen, Skonti, Überzahlungen buchen

Neben bei: Sie können in der Offenen Posten Liste die Anzeige der Inkassobeträge über die Darstellungsoption der Liste sich anzeigen lassen. Nutzen Sie dazu den Klick mit der rechte Maustaste in eine Titelspalte der Liste und wählen Sie Alle Spalten einblenden. Sie erhalten somit Zusatzinformationen wie Mahngebühr, Zinsen, Mahndatum und vieles mehr in der Liste angezeigt.

Grundsätzlich wird die Abschlagsrechnung auf Passivkonten gebucht, die Mehrwertsteuer wird zudem auf ein Zwischenkonto gebucht. 

Häufig wird in den Steuersätzen vergessen, und oder in der Artikelgruppe fehlen die Angaben den weiteren Steuerarten. 

Führen Sie die Definitionen gemäss Handbuch aus oder melden Sie sich beim Support für die Einstellung dieser weiteren FibuKonten.

Die Definitionen sind hier richtig vorzunehmen, damit die automatischen Buchungen im Hintergrund ausgeführt werden können. 

Lesen Sie sich hier ein:

• Steuersätze
• REWE-Vorgaben
• Abschlags- und Schlussrechnung

Ab Release 11 haben wir ein neues Belegregime eingeführt. 

Damit sichern wir die Nachvollziehbarkeit und die Weiterverfolgbarkeit in den Belegen und Nebenbüchern, dies als Ausfluss des neuen Rechnungslegungsrecht. 

Ein buchhalterisch oder lagertechnisch nicht relevanter Beleg, oder Belege aus denen keine Weiterführung erfolgt ist, dürfen weiterhin gelöscht werden.

Rechnungen oder Belegarten die Weitergeführt worden sind. können mit einer Korrekturrechnung bzw. Storno korrigiert werden und müssen neu erstellt werden. Diese können nicht mehr gelöscht werden. 

weitere Details

• Belege ausgeben
• Belege weiterführen

Dies müssen Sie nachträglich als OP-Zahlung erfassen. 

Bisher haben Sie die Buchung manuell auf das Personenkonto erfasst. Diese manuelle Buchung bring zwar das OP-Konto auf Null aber gleicht den Offene Posten nicht aus. 

Sie müssen die Zahlung über den Bereich Offene Posten>OP Liste oder Offene Posten>Debitorenzahlungen erfassen. 

Damit erstellen Sie eine automatische OP-Zahlungsbuchung und nur diese gleicht den Offene Posten aus, nicht die manuelle Zahlung auf dem Personenkonto.

siehe auch

• Debitorenzahlungen - Neue Zahlung erfassen

Zum 31.12. des Vorjahres bestand buchalterisch die Forderungen noch. Somit sind die Forderungen also Offene Posten am 31.12. noch offen, nicht aber am 15.1. des Folgejahres.

Damit ist das Verhalten von shakehands Kontor erklärt.

Die Auswertung der OP-Liste kann nicht in die Zukunft schauen, sie wertet immer den Stand zum erfassten Stichtag aus. 

Ja. 

Voraussetzung: 

• Der Kontenbereich der Personenkonti Debitoren und Kreditoren im Bereich Stammdaten>Kontenfunktionen hat die gleiche Länge wie Ihre bisherigen Konti."

So gehen Sie für die Erfassung vor: 

a.) Beim Import einfach die Debitoren- und Kreditorenkontonummer mit importieren  

b.) Beim manuellen Anlegen einer Adresse im Bereich Kunde Bank oder Lieferant Bank Feld Debitorenkonto rsp. Kreditorenkonto wählen Sie die Option Neus Konto manuell eingeben und erfassen das Personenkonto von Hand.

*Beachten Sie zudem Sachkonto haben i.d.R 4-Stellen. Personenkonti 5-Stellen oder länger. Haben Sie kürzere Konten, füllen Sie diese mit einer Anführenden Zahl aus. Die Personenkonti dürfen nicht im gleichen Bereich sein!

Dies ist nur manuell zu bewerkstelligen:

1. Sie müssen am 31.12. eine Abgrenzung der Zahlungen, wo die Leistung im Nachfolgejahr in die Einnahmen-Überschussrechnung gebucht werden, buchen. Verwenden Sie dazu ein Transitorisches Aktivkonto z.B. 1190. 
2. Am 1.1. des Nachfolgejahres buchen Sie nun den Erlös zurück auf das Einnahmekonto der EÜ.

Status Nicht festgeschrieben und festgeschrieben können neu im Bereich Office>Heute zu erledigen unter dem Tab Tagesabschluss automatisch und als Gruppe festgeschrieben werden. 

So ist eine Rechnung, nach Erfassung der Zahlung nicht mehr änderbar, wie dies im Gesetz vorgesehen ist.

Alle Details dazu finden Sie hier Tagesabschluss

Nachtrag: Handelt es sich 'nur' um Offene Posten erfasste Offen Posten, können Sie die jeweiligen Buchungen im Bereich Tagesabschluss zur Festschreibung nutzen. 

1. Die Kreditorenrechnung und die Stornorechnung in der OP- Liste gemeinsam makieren.
2. Öffnen Sie mit einem Rechtsklick das Kontextmenu oder via Aktionsmenu in der Toolbar die Funktion OP-Zahlung erstellen.
3. shakehands Kontor öffnet ein Dialogfenster Neue Kredfitorenrechnung erfassen mit den beiden Belegen und schlägt den Betrag vor, id.R. ist dieser Null. 
4. Erfassen Sie nun allenfalls ein Minderungskonto im Feld Fibukonto oder das bisherige  Aufwandskonto für die Kreditorenrechnung. 
5. Passen Sie weiteren Daten an u.a. Datum und sichern Sie mit OK. shakehands Kontor bucht die beiden Belege nun über das gewählte Konto aus und die Eingangsrechnung und die Stornorechnung sind ausgeglichen. 

Sie finden im shakehands Anwenderhandbuch im Bereich Offene Posten ausführliche Hinweise und Beispiele zu diesem Thema,

Offene Posten erstellen und Verwalten

Genügen diese nicht, melden Sie sich bitte beim Support für eine Fernwartungsschulung. 

Eine Korrekturrechnung kann auch benutzt werden, um z.B. Fehler in der Empfängeranschrift oder der Artikelmenge zu korrigieren. Es muss also auch möglich sein positive Beträge in einer Korrekturrechnung angeben zu können. Eine Korrekturrechnung ist nicht per se immer negativ, nur dann wenn die Positionen gutgeschrieben werden.

Tipp: Wenn Sie die Korrekturrechnung durch Weiterleitung der Ausgangsrechnung erstellen, werden die Beträge automatisch negativ hinterlegt. Das ist der einfachste Weg eine Korrekturrechnung zu erhalten. 

Buchen Sie den Empfang der CHF 900 nicht direkt auf den Offenen Posten des Kunden aber auf z.B. Zahlungseingang Bank an Verrechnungskonto Kunden Anzahlung über den Soll-/Habe - Buchungen-Dialog. 

Rechtlich ist de Überzahlung ja eine Kundenanzahlung ohne Gegenleistung und damit eine Verbindlichkeit. 

Lösen Sie den Offenen Posten nun gegen dieses Verrechnungskonto auf. Also erfassen Sie die Debitorenzahlung nicht via Bank aber neu gegen das Verrechnungskonto Kunden Anzahlung. Der Restbetrag CHF 850. Bleibt dann auf dem Kunden Anzahlungskonto bis dieses für weitere neue Rechnungen verwendet wird und zurückbezahlt wird. 

Wenn Sie eine Rechnung gegen eine Gutschrift ausbuchen, muss der Rechnungsbetrag grösser / gleich dem Gutschriftsbetrag sein in der Offenen Posten Verwaltung. Deshalb können Sie nicht eine Gutschrift direkt in der OP buchen. 

Wir nehmen an, dass Sie den Ortsgruppe eine Rechnung im Bereich Verkaufsbelege oder zu mindest in der Buchhaltung eine Debtiorenrechnung in den Offenen Posten angelegt haben, falls Sie die Rechnung ausserhalb von shakehands Kontor erstellt haben. 

Als Minderung wird in shakehands Kontor eine geminderte Zahlung angeschaut, z.B. wegen eines Liefermangels wird weniger Bezahlt, oder der Kunde macht ein Skonto geltend, da er sofort bezahlt. 

Hier haben wir aber keine Minderung der Zahlung als vielmehr eine Rückgabe der Marken vorliegend. Erfassen Sie einen neuen Beleg als Korrekturrechnung und schreiben Sie der Ortsgruppe die Rücklieferung auf dem Korrekturbeleg gut. Die anschliessende Zahlung über den offenen Restbetrag und die Korrekturrechnung kann nun in der OP-Liste dem Offenen Posten gegenübergestellt werden. 

Arbeiten Sie mit der Bestandsführung können Sie mit der Korrekturrechnung gleich auch die Retouren wieder an Lager nehmen. 

Im Fall, dass Sie nur mit der Offenenposten Buchhaltung arbeiten. Erfassen Sie eine neue Debitorenrechnung und geben Sie den Betrag als Minuswert ein. In der Liste der Debitorenrechnung wird dieser Beleg nun als Debitorengutschrift angezeigt (rot). Nun können Sie diese mit der Zahlung ebenfalls dem Offenen Posten zuweisen. 

1. Buchen Sie ein Zahlung für die Gutschrift in Höhen der Rechnung auf ein Verrechnungskonto.
2. Buchen Sie die Zahlung der Rechnung aus, setzen Sie hier als Finanzkonto das Verrechnungskonto ein.

Sie als Einzelfirma haben ja i.d.R. das ordentliche Kalenderjahr. wo Sie nach dem ersten Rumpfjahr den Jahresabschluss einreichen müssen, d.h. Sie definieren, das erste Jahr ab 1.1. und erfassen die Eröffnungsbuchungen dann mit Datum per 1.4. 2018. 

siehe auch:

• Rumpfwirtschaftsjahr

Hinweis

Wir verwenden den Begriff Rumpfwirtschaftsjahr für eine Periode die kleiner als 12 Monate ist. In anderen Literaturen wird von unterjährigen oder überjährigen oder von einem überlangen Jahr für die erste oder eine Zwischenperiode gesprochen. Suchen Sie also in unser Dokumentation in diesem Fall nach dem Begriff Rumpf um Suchtreffer zu diesem Thema zu erhalten

Sie müssen als Firma im Ausland nur die Deklaration machen, wenn der Nettoumsatz in der Schweiz grösser als CHF 100'000.- ist, ansonsten können Sie weiterhin ohne Steuerbeträge in die Schweiz fakturieren. 

ist dies der Fall, müssen Sie sich ein eigenes Erlöskonto, ein eigenes Steuerkonto und einen eigenen Steuersatz anlegen. Welche Konten Sie hierfür verwenden, erfahren Sie von Ihrem Steuerberater.

siehe auch: 

• Konto anlegen
• Steuersatz und Steuerkonto anlegen

Nach Analyse Ihrer Daten, stellen wir fest, bei der Debitorenzahlung haben Sie kein Bankkonto bei der Zahlungsbuchung hinterlegt  .... dann kommt die Fehlermeldung. Erfassen Sie also für die Zahlung ein Bankkonto, und dann für die Minderung  - hier Skonto ein Minderungskonto. 

siehe auch: 

• Minderung buchen

Sie haben recht, es ist so nicht darstellbar. Nach internen Diskussionen schlagen wir Folgendes vor:

Sie haben Geld für eine Leistung erhalten, die nie stattgefunden hat, da fragt das Steueramt dann wahrscheinlich: Wofür ist hier Geld geflossen? Aus Ihrer offenen Posten-Liste geht hervor, dass die Zahlung nie erfolgt ist und die Folgerechnungen in einem anderen steuerlichen Zeitraum liegen.

Daraus folgt: 

Sie müssen die Rechnung stornieren und dem Kunden das Geld zurückerstatten. Der Kunde muss dann die Vorsteuer zurückrechnen und Sie die Umsatzsteuer, wichtig für das die ESTV!

Es gibt sicherlich Möglichkeiten, mit dem Konto 'geleistete Anzahlungen' zu arbeiten. Das ist unserer Meinung nach aber buchhalterisch nicht korrekt. Und deswegen bitten wir Sie, sich mit Ihren Steuerberater über die Vorgehensweise zu einigen. Es sei den der Kunde willigt ein dies als Darlehen bei Ihnen stehen zu lassen.

Wenn Ihr Treuhänder Ihnen eine korrekte Vorgehensweise dargelegt, können wir Ihnen gern noch einmal die technische Umsetzung im Programm erläutern.

Die Aufbewahrungspflicht für Belege ist in der Schweiz 10 Jahre, rsp. z.B. bei Immobiliengeschäften und Belegen 20 Jahre. 

Sie müssen die Rechnung zwingend aufbewahren und diese in der Datenbank erzeugen. Sie können die Kundendaten aber auf inaktiv setzen. Somit wird die Adresse z.B. für Export oder Serienemails nicht berücksichtigt und Sie entsprechen dem Datenschutzgesetz und der Aufbewahrungspflicht der Bücher. 

Wir werden in einem späteren Release die Datenschutzkonformität noch erweitern. 

Sie können den Saldenvortrag beliebig oft wiederholen.

shakehands Kontor prüft die Salden per Abschlussdatum also 31.12.2018 und den Werten am 1.1.2019. Gibt es Differenzen wird eine neue EB-Buchung über diese Differenz erstellt. Das passiert automatisch wenn Sie einen neuen Saldenvortrag durchführen. 

Die Idee ist, dass Sie beliebig oft den Saldenvortrag zu jeder Zeit machen können.

Der guten Ordnung halber, können Sie den letzten Saldenvortrag vornehmen, indem Sie alle EB-Buchungen im neuen Jahr löschen und nochmals einen Saldenvortrag machen, damit haben Sie pro Bilanzkonto eine einzelne EB-Buchung, was übersichtlicher ist. Rein rechnerisch sind beide Varianten korrekt. 

Wir nehmen an Sie haben die Debitorenrechnung nicht über die Offenen Posten>Debitorenrechnungen eingebucht. 

Hier hätten Sie die Möglichkeit der verminderten Zahlbetrag zu buchen und den Rest als OP weiterlaufen zu lassen.

Andernfalls bearbeiten Sie die Buchung und ändern Sie den Betrag. 

Buchen Sie die erhalten Zahlung auf ein Durchlaufskonto Anzahlungen Kunden - erfassen Sie ein neues Konto 2033 Zahlungen Kunden. 

Buchen Sie nun ab diesem Konto die Zahlung für die Abschlagsrechnung 1 und dann für die Abschlagsrechnung 2. 

shakehands Kontor ist eine Doppelte Buchhaltung. Das heisst auch, dass Sie nicht einseitig nur die Aktivkonten eröffnen dürfen - also der Frage wo das 'Geld' ist - aber auch auf der Passivkonten eröffnen müssen - also der Frage wem das 'Geld' gehört - nachgehen müssen. 

Erfassen Sie also mindestens eine Eröffnungsbuchungen Eröffnungskonto an Eigenkapital im Betrag Ihrer beiden anderen Eröffnungsbuchungen und gleichen Sie die Eröffnungsbilanz aus.

Es gibt 2-stellige und 3-stellige ISO-Codes.

Hier geht es für SEPA-Daten um die 2-stelligen Codes, für Deutschland DE. 

Die Codes finden Sie z.B.bei Wikipedia