Häufig gestellte Fragen

Ab UniLohn 5.1 braucht es für die Quellensteuerabrechnung einen PLZ-Verezcihnis. Sie können dieses ab Ihrem Downloadlink laden und importieren die Daten anschliessend in UniLohn.

1. Im Bereich Eingabe>Datenimport finden Sie die Funktion Postleitzahlen.
2. Hier importieren Sie nun auf die Datei z.B. PLZ2018.txt und lesen die Daten ein.

Damit stehen diese bei den MA-Erfassungsmasken zur Auswahl bereit.

Finden Sie hier die QST-Detail - und die Codi für die Lohnarten für ELM Übermittulung

Abrechnungskanton

Die Quellensteuer muss neu zwingend im Wohnkanton der betroffenen Arbeitnehmenden abgerechnet werden. Die Abrechnung darf nicht wie bisher im Sitzkanton des Unternehmens vorgenommen werden. Dies kann dazu führen, dass Sie sich mit unterschiedlichen Abrechnungsmodellen vertraut machen müssen.

Tarife

Die Tarife D und O werden durch in Kraft treten der neuen Verordnung verschwinden. Tarif D wurde auf das Nebenerwerbseinkommen einer quellensteuerpflichtigen Person angewendet. Tarif O war das Pendant zum Tarif D für deutsche Grenzgänger.

Teilzeitangestellte

Bei Teilzeitangestellten muss künftig das neu eingeführte satzbestimmende Monatseinkommen angewendet werden Für die Berechnung des satzbestimmenden Monatseinkommens kommen je nach Informationsstand des Arbeitgebers mehrere Berechnungsmethoden in Frage. Details können dem Kreisschreiben 45 unter Ziffer 6.4 entnommen werden.

Zusammenfassung

Im Zusammenhang mit der überarbeiteten Quellensteuerverordnung müssen sie sich die folgenden Fragen stellen:

• Werden Umstellungen notwendig und können die Lohnsysteme diese verarbeiten, insbesondere bei Teilzeitmitarbeitenden und allenfalls Mitarbeitenden mit bisherigem Tarif D oder O?

• Wird bereits mit den korrekten Abrechnungskantonen abgerechnet?

• Wurden die Quellenbesteuerten darüber instruiert, welche Angaben sie dem Arbeitgeber zwingend machen müssen?

Dabei muss im Finder oder im Explorer vorher der Ordner Abr_PDF zwingend festgelegt werden. Ohne diesen kann die Ausgabe nicht erfolgen. 

Es handelt sich um die Lohnart Kapitalleistungen. 

Erfassen Sie in dieser Lohnart die Art und der Grund der Kapitalleistung, die dem MA ausbezahlt werden. Zusätzlich ist im entsprechenden Feld Betrag  der Betrag dieser Leistung einzutragen. 

Leistungen in diesen Bereich sind: 

• Abgangsentschädigung mit Vorsorgecharakter
• Kapitalleistungen mit Vorsorgecharakter
• Lohnnachzahlungen
• etc. 

Erfassen Sie in Unilohn eine neue Lohnart Kapitalleistungen mit Verwendung Individuelle Zulage und Spezifikation Kapitalleistungen (4.).

Nein. 

Sie können aber z.B. den Koordinationsabzug von Teilzeit-MA für alle im Bereich Firmenzusatz reduzieren.

Die Lohnartennummern dürfen ab Release 4.3 4-stellig sein. 

Ob fix oder variabel spielt nur bedingt eine Rolle z. B. bei LA Kindergeld auf Stundenlohnbasis. Haben Sie aber Monatslohn und Stundenlohn in einem Lohnlauf bei einem MA müssen diese in Fixe und Variable unterteilt werden. 

Da ist ein Fehler im Beispiel der Lohnart 105. 

Die Bezugslohnart darf nicht kleiner 100 sein, wenn es sich um eine Zulage handelt 

Siehe Doku Seite 38: Im Bezugsfeld kann Bezug auf eine bereits definierte Lohnart genommen werden. 

Im obenstehenden Beispiel werden 8.33% von der Lohnart 101 berechnet, man gibt mit Bezug LA 101 die Anweisung, vom Resultat der LA 101 sollen 8.33 Prozent berechnet werden. 

Beachten Sie folgende Regeln:

• Eine Zulage darf sich nur auf eine Lohnart grösser gleich 100 beziehen.
• Abzüge dürfen nur von systemeigenen Lohnarten also kleiner 100 gemacht werden.

Damit löst sich auch das Problem mit der ALV 2. 

Ab UniLohn Release 4.2.19 ist es nicht mehr möglich eine Bezugslohnart unter 100 zu definieren und abzulegen.

Die Partnerangaben braucht es nur, wenn Sie mit Ausgleichskassen der Banken & Versicherungen arbeiten oder swissdec Version 3.0 oder höher nutzen möchten.

Sonst können die Daten für den Partner leer lassen.

Danke für die Einsendung der Datenbank, darin haben wir festgestellt, dass es bei zwei MA Cynthia und MA Jonathan enthalten waren bei denen der UVG- und der KTG-Code fälschlicherweise historisiert worden waren. Dies wurde zurückgestellt. 

Wenn es um die Liste Dienstjahren geht, kann in UniLohn einfach das Eintrittsdatum entsprechend gesetzt werden. 

Aber Vorsicht: nicht das Datum löschen und neu eingeben, sondern das vorhandene Datum abändern. 

Das Eintrittsdatum darf in die Vergangenheit zurück reichen. 

Dann muss anschliessend eine Neuberechnung erfolgen.

Die Lohnarten unter 100 dürfen nur in Bezug auf FiBu-Konten eventuell im Text verändert werden. 

Niemals die Verwendungsart und Spezifikation abändern. 

Bei LA 18 müssen Sie in Ihren Daten die Verwendungsart wieder löschen.

Dann den Mitarbeiter bei berechnen und dann besteht das Problem nicht mehr.

Generell kann zu den Boni gesagt werden, dass nur über die Lohnart Gratifikation ein Bonus ausbezahlt werden kann und zwar nur zweimal pro Jahr wählen Sie dazu die Funktionen im Firmenstamm 1. Monat Grati und 2. Monat Grati. 

Wenn der Arbeitgeber die AHV übernimmt, muss dieser Anteil dem Arbeitnehmer als Einkommen aufgerechnet werden - also Grati-Modus netto einstellen. 

Eine automatische Berechnung nach Umsatz ist nicht vorgesehen.

in den Firmenzusatzdaten fehlt das Datum zur Vereinbarung über die Geschäftswagen. 

Bitte in den Stammdaten nacherfassen.

Die Kinderzulagen werden leider nicht automatisch in der LA kumuliert. 

Das Problem kann nur gelöst werden, indem eine LA für Kindergeld eröffnet wird. 

Diese Lohnart muss folgende Werte enthalten: 

• Verwendung 'Korrektur'
• Spezifikation 'Kindergeld' 
• und Basis-Anz 7 auf 1 gesetzt sein

Und bei den Kindern muss das Datum Kindergeld-bis in die Vergangenheit gesetzt werden. Führen Sie dann eine neue Berechnung aus und setzen Sie das Datum wiederum auf das korrekte Datum zurück.

Wenn in einem Lohnlauf gleichzeitig in einem MA eine Monatslohn und eine Stundenlohn Komponente erfasst wird, muss die Lohnart für den Stundenlohn zwingend in den variablen Lohndaten erfasst werden 

(siehe auch Handbuch Ziffer 8.5)

Ja. UniLohn unterstützt in der aktuellen Version 4.3. die Formulare der folgenden Kantone: AG, BL, BS, LU, SO, TG und ZH. 

Alle anderen müssen ab den Totalen der Liste ins jeweilige übertragen werden. Wir sind am entwickeln von ELM 4.0 da werden dann alle Kantone unterstützt sein. Die Version 5.1. ist ab Sommer 2018 freigeben. 

Die Stammdaten für ELM müssen zwingend vorgefasst sein. Dies sind u.a. Daten zu Ausbildung, Position und Einstellungsart, und weitere müssen beim Mitarbeiter erfasst sein. 

Zudem müssen die Versicherungsprofile im Bereich Versicherungen korrekt erfasst sein, sonst erscheinen die Fehlermeldungen. 

Die swissdec-Listen können erst gedruckt werden, wenn die Übermittlung an den ELM-Server erfolgreich durchgeführt worden ist.

Die ELM-Schnittstelle 4.0 wurde ab Release 5.1 überarbeitet und ist 2018 im Testlauf. 

Wenn mit Monatslohn und Stundenlohn bei gleichen Mitarbeiter der Lohnlauf definiert ist, muss die Lohnart für den Stundenlohn zwingend als variablen Lohndaten erfasst werden! Dann und nur dann können Sie einen Monatslohn und einen Stundenlohn im gleichen Lohnlauf erfassen.

Im Bereich Versicherungen erfassen Sie alle im Betrieb genutzten Versicherungen mit vollständigen Angaben. 

Die ID muss für BVG und KTG manuell gesetzt werden. 

Das UVG läuft über die Ausgleichskasse und muss erfasst sein. 

Die jeweiligen Mitglieder-Nummer und die Versicherungsnummer sind nicht gleich und müssen alle pro Versicherung erfasst sein. 

In den ELM-Einstellungen müssen Sie die folgenden Links setzen (ändert jährlich): 

https://distributor.swissdec.ch/services/elm-pucs-puns/SalaryDeclaration/20051002

und oder nutzen Sie den manuellen Upload via Browser - EIV

https://distributor.swissdec.ch/webapps/elm/SalaryDeclaration/20130514

KTG-Code A1 wird in Lohnarten 66 bis 68 abgelegt. 

KTG-Code A2 wird in Lohnarten 69 bis 70 abgelegt. 

Bitte unter dem Jahr keinen Wechsel durchführen, da die neuen Codes zu Falschberechnungen führen.

Die Nettoprämie ist = 100% = CHF 100.00

Abzüglich der Versicherungsleistungen AHV von CHF -5.15 ALV CHF - 1.1 NBU CHF -0.5 ergibt CHF 93.25. 

Eine Prämie von CHF 5000.– auf Brutto hochgerechnet gibt CHF 5361.95.

Auf dem Lohnausweis wird der Bruttolohn also CHF =5361.95 erhöht. 

Der Lohnausweis sieht gleich aus.

Sie arbeiten mit UniLohn Release 4.3.30 oder höher. 

In den Zusätzen des Mitarbeiters erfassen Sie im Feld Clearing-Nr A die BIC und im Feld Bank-Postkto A die IBAN. Definieren Sie zudem auch gleich die Spesenaufteilung für die Lohnzahlung. 

Bei der Ausgabe und Erstellung des Zahlungsauftragsfiles wird nun im pain-File die Zahlung auf das hinterlegte Auslandkonto ausgegeben.

Ja.

Führen Sie unter Menu Extras>Daten kontrollieren eine Reorganisation durch. Sie erhalten ein Protokoll mit weiteren Informationen, u.a. melden Sie sich damit beim Support. 

Erfassen Sie eine neue Lohnart z.B. 112 NBU ohne Basisanzeigen mit dem prozentualen Abzug z.B. 2.28% und der Bezugslohnart 8.

Im Firmenstamm muss NBU durch AG aktiv sein. 

Der NBU-Abzug wird dann automatisch im Lohnausweis in Ziffer 7 ausgegeben.

Eine eigene Lohnart Arbeitgeber gibt es nicht für den KTG-Anteil. 

Als workaround schlagen wir vor, in Ihrer Lohnart 130 den gleichen Prozentsatz wie für den Arbeitnehmer einzusetzen und als Bezugslohnart 22 (=AHV-Pficht) zu verwenden. 

Die Lohnarten 66, 67 und 68 sind zum Zeitpunkt der Berechnung der LA 130 noch leer. 

Deshalb können diese nicht als Bezug genutzt werden. 

Die Fehlermeldung ist wegen der zu tiefen Schachtelung des Zielpfades der Version. 

Verwenden Sie einen anderen lokalen Ordner für das Speichern der Zahlungsdatei. z.B. C:/eigene Dokumente/Export/

Das liegt daran, dass der aktive KTG-Code A3 heisst und bringt das Programm durcheinander. Normalerweise gibt es abschliessend, folgende Sätze:

Code A0 - mit 0% - nicht versichert.
Code A1 - mit einem %-Satz und einem Höchstlohn

In Ausnahmefällen kann es einen dritten Satz geben:

Code A2 - mit einem weiteren %-Satz und einem Höchstlohn

Alle anderen Werte erzeugen, falsche Berechnungen:

Für die Aktualisierung von falschen oder neuen KTG-Sätzen gehen Sie folgendermassen vor:

1. In Bereich Versicherungen KTG-Code A3 auf A1 abändern.
2. Bei allen Mitarbeitern im Bereich Zusatzdaten den KTG-Code auf A1 setzen und beim Sichern des Eintrags nicht historisieren klicken.
3. Denn Lohnlauf anschliessend Neu berechnen.

Wir schlagen folgendes Vorgehen vor:

1. Machen Sie als erstes eine Datensicherung. 
2. Starten Sie UniLohn und geben Sie als neues Datum z.b. 31.01.2018 ein.
3. UniLohn fragt sich ob Sie die das Datenzurücksetzen möchten, bejahen Sie die Frage
4. Zudem erhalten Sie die Frage, ob die nachfolgenden Werte (als Februar-Mai) gelöscht werden sollen, verneinen Sie dies.
5. Erfassen Sie die MA-Lohnlaufdaten für Januar.
6. Wichtig, ist, berechnen Sie nur jeden Einzelnen MA für den Januar neu mit einzelnen MA berechnen. Wenn Sie eine allgemeine Berechnung machen, kann es sein, dass die Nachfolgemonate nicht mehr stimmig sind. 
7. Login Sie sich auch.
8. Machen Sie ein neues Login auf Stufe des aktuellen Monates Juni, z.B. und prüfen Sie die Kontoauszüge, fehlt eine Monat lassen Sie diesen wie oben nochmals neu berechnen, jeweils mit dem anderen Monatsdatum. 

Läuft was falsch, gehen Sie auf die letzte Backup-Datei zurück.

Die Nummer der Ausgleichskasse SO lautet 011.000 für die AHV

Die Nummer der Familienausgleichskasse SO lautet 011.000 für die FAK diese muss aber nur im Format 011 erfasst werden. 

Unter Versicherungen>UVGZ sind zwar Stamm-Daten erfasst aber keine Ansätze. 

Wenn UVGZ aktiviert ist, müssen auch immer die Ansätze erfasst und geladen sein. 

Wenn keine UVGZ abgeschlossen ist, lassen Sie die Stammdaten beim UVGZ und die Ansätze leer - zwingend. 

Ja. Die Lohnart 50 Basis Anzeige 9 gleich 1.

Hier werden alle Zulagen-Lohnarten mit der Anzeige Basis 9 eine 1 zusammen gerechnet und können als weitere Grundlage für Berechnungen dienen. 

Ab UniLohn 5.1 wird für die ELM-Übermittlung die Liste der Berufe notwendig. 

Erfassen Sie die Berufe im Bereich Eingabe>Berufe Funktionen. Diese können Sie dann den Mitarbeitern unter Zusätze zuweisen. 

Beim Anlegen der pain-Datei müssen Sie nicht zwingend ein Protokoll drucken. Vermutlich liegt dies auch mit der Schnittstelle zum Drucker zusammen, das Protokoll können Sie ausschlagen, dann sollte die Zahlungsdatei erstellt werden können. Sie können uns eine Kopie der DB senden, dann testen wir dies auf einem unabhängigen System.

Im Bereich Firmenzusätze muss zwingend ein Ordner für die PDF Ausgabe festgelegt sein, zudem im Firmenstamm die Checkbox Ausgaben als PDF Abrechnung aktiv. 

• Installieren Sie Java 8. Bei einer neueren Java Version löschen Sie in der Library/Java/JavaVirtualMachines den Ordner jdk-11.0.4.jdk, so dass nur noch nur noch der Ordner jdk1.8.0_191.jdk vorhanden ist. 
• Danach den Computer neu starten.
• Dann UniLohn starten und im Bereich Datenexport unter ELM die Scripte neu erstellen
• Und die Übermittlung starten.
• 
  

Bei Problemen von der Java Installation hilft dieser Eintrag: 

https://www.oracle.com/technetwork/java/javase/using-jdk-jre-macos-catalina-5781620.html

Importieren Sie die Liste der PLZ-Verzeichnis, darin ist der Code enthalten. 

Das Verzeichnis erhalten Sie in Ihrem persönlichen UniLohn Account. Laden Sie dieses herunter. 

Starten Sie UniLohn und wählen Sie den Bereich Daten importieren und wählen Sie hier PLZ-Verzeichnis importieren und lesen Sie die Daten ein. 

Bei der Auswahl der Gemeinde, wird der Code nun automatisch vergeben. 

Ein Tipp ist direkt auf das Hauptort Datenausgaben digital abzulegen also c:/MeineBelege/

Beachten Sie zudem keine Sonderzeichen oder Leerschläge zu verwenden und nicht mehr als ein Ordner zu verschachteln. 

Häufiges Problem sind auch die Schreibe- und Leserechte auf Onedrive Ordner und anderes. Am besten nutzen Sie für Datenbanken, die Sie live bearbeiten nie automatisch Drives. Nutzen Sie diese nur für den Transport der Datenbanken. 

Wir erhalten laufend Rückmeldungen, dass Datenbank auf automatisch, synchronisierten Drives defekt gehen. 

Hier eine mögliche Darstellung für eine Nettolohnverbuchung des monatlichen Lohnlaufs eines nRLR KMU Kontenplans: 

Lohnverbuchung / DLK = Durchlaufskonto              

Bruttolohn    Gehälter / DLK    5000 / 2002

AHV AN  Beitrag    DLK / Kred. AHV    2002 / 2003

AHV AG Beitrag    AHV Aufwand / Kred. AHV    5700 / 2003

ALV AN  Beitrag    DLK / Kred. AHV    2002 / 2003

ALV  AG Beitrag    AHV Aufwand / Kred. AHV    5700 / 2003

BVG AN Beitrag    DLK / Kred. BVG    2002 / 2004

BVG AG Beitrag    BVG Aufwand / Kred. BVG    5730 / 2004

NBU AN Beitrag    DLK / Kred. UVG    2002 / 2012

BU AG Beitrag    Aufwand UVG / Kred. UVG    5750 / 2012

KTG AN Beitrag    DLK / Kred. KTG    2002 / 2013

KTG AG Beitrag    Aufwand KTG / Kred. KTG    5740 / 2013

AHV Verw.k.    Aufwand AHV / Kred. AHV    5700 / 2003

AHV FAK    Aufwand AHV / Kred. AHV    5700 / 2003

Nettolohn    DLK / Bank/Postkonto    2002 / 1010/1020

Finden Sie hier die aktuellen Quellensteuertarife:

https://www.estv.admin.ch/estv/de/home/direkte-bundessteuer/quellensteuer/dienstleistungen/tarife-herunterladen.html

Im Grundsatz sind alle Leistungen des Arbeitgebers steuerbar und im Lohnausweis anzugeben. 

Wegen der Praktikabilität sind insbesondere folgende Leistungen nicht zu deklarieren: 

• abgegebene Halbtaxabos der SBB
• REKA Check Vergünstigungen bis CHF 600.- pro Jahr
• Weihnachtsmarkt-, Geburtstags- und ähnliche Naturalgeschenke bis CHF 500 pro Ereignis. Ist der Betrag höher, muss der ganze Betrag deklariert werden.
• Private Nutzung von Arbeitswerkzeug (Mobile, Computer, usw.)
• Beiträge an Vereins- und Clubmitgliedschaften bis CHF 1000 im Einzelfall.  Ist der Betrag höher, muss der ganze Betrag deklariert werden.
• Beiträge an Fachverbände unbeschränkt
• Rabatte auf Waren für den Eigenbedarf
• Zutrittskarten für kulturelle, sportliche und andere gesellschaftliche Anlässe bis CHF 500 pro Ereignis. Ist der Betrag höher, muss der ganze Betrag deklariert werden.
• Die Bezahlung der Reisekosten für den Ehegatten oder den Partner*in die den Arbeitnehmer auf Geschäftsreise begleiten.
• Beiträge an Kinderkrippen die verbilligte Plätze anbieten. Direkte Zahlungen an Arbeitnehmer*innen müssen in  im Lohnausweis Ziffer 1 aufgerechnet werden oder in Ziffer 7 separat deklariert werden.
• Gratis-Parkplatz am Arbeitsort
• Kosten für ärztliche Voruntersuchungen auf Verlangen Arbeitgeber oder Pensionskasse
• Gutschriften von Flugmeilen

Ja, handelt es sich um geringfügige Entgelte aus Nebenerwerb nach AHVG 5 Abs 1 und Art 8 kann mit einer Verzichtserklärung gegenüber dem/der Arbeitnehmer*in bis zu einem jährlichen Betrag von CHF 2 300.- vereinbart werden, dass keine Sozialleistungen abgeliefert werden müssen. Die Bezüge sind einzeln zu dokumentieren und einmal pro Jahr ist das Blatt zu unterschreiben. 

Der/die unterzeichnende Arbeitnehmer*in erklärt sich damit einverstanden, dass auf seinen obigen Bezügen, aus diesem Arbeitsverhältnis für das Kalenderjahr 20xy keine AHV/IV,EO,ALV-Beiträge abgerechnet werden, da es sich ums eine Entschädigung für Nebenerwerb bis maximal CHF 2 300.- jährlich handelt. 

Lassen Sie jährlich die Vergütungen unterschreiben.

AHV/IV/EO - Beiträge Arbeitnehmer und Arbeitgeber

ALV - Beiträge Arbeitnehmer und Arbeitgeber

UVG - Betrieblich und nichtbetrieblich Beiträge Arbeitnehmer und Arbeitgeber

BVG - Berufliche Vorsorge

Säule 3a - Gebundene Vorsorge

Link Sozialversicherungsbeiträge

https://www.bsv.admin.ch/bsv/de/home/sozialversicherungen/ueberblick/beitraege.html

Beträge gültig ab dem 1. Januar 2022 (PDF)

https://www.bsv.admin.ch/dam/bsv/de/dokumente/ahv/uebersichten/renten-und-beitraege-01012021.pdf.download.pdf/renten-und-beitraege-ab-01012021.pdf

Die Funktion wurde vereinheitlich in alle Mitarbeiter berechnen. Nutzen Sie diese Funktion.

Häufig liegt es daran, dass ein altes Zertifikat benutzt wir. 

Aktualisieren Sie das lokale Sicherheitszertifikat unter macOS und starten Sie UniLohn neu. 

Nun sollte das Versenden der Abrechnungen wieder funktionieren. 

Ab dem 1. Januar 2021 sind Angestellte und auch Lernende des Jahrganges 2003 beitragspflichtig.

2. Säule BVG Anpassungen

• Die BVG-Eintrittsschwelle steigt auf 21’330 CHF an und erhöht sich somit um 180 CHF. 
• Der Koordinationsabzug wird von 24’675 CHF auf 24’885 CHF erhöht. 

3. Säule Höhere Beiträge

• 6’826 CHF für BVG-versicherte Personen
• 34’128 CHF für Selbständigerwerbende bzw. Personen ohne 2. Säule. 

SUVA- und Unfallversicherungsbeiträge

Die Reduktion betrifft die Berufsunfall- sowie Nichtberufsunfallversicherung.
Davon profitieren sowohl SUVA-Betriebe als auch versicherte Angestellte. Die Reduktion beläuft sich auf 15% der Nettoprämie. Der Arbeitgeber muss deshalb die Abzüge anpassen. 

1. Säule: AHV- und IV-Renten steigen

• Die Mindestrente erhöht sich um 10 CHF auf 1185 CHF.
• Die Maximalrente steigt um 20 CHF auf 2370 CHF.
• Für Ehepaare beträgt der Maximalbetrag neu 3555 CHF, d.h. 30 CHF mehr.

Ja. Wenn Sie monatlich die gleichen Löhne auszahlen können Sie in der Finanzbuchhaltung pro Mitarbeiter eine Lohnkonto einrichten und nutzen Ende Jahr das kostenlose Tool der Schweizer Steuerkonferenz um den Lohnausweis auszufüllen. Finden Sie hier den Link zur Webapplikatkon  eLohnausweis SSK. Es werden keine Daten Lohndaten im Web gesichert, diese bleiben lokal und Sie erstellen die Belege als PDF lokal:

https://www.steuerkonferenz.ch/?Lohnausweis:eLohnausweis_SSK