Reisekosten
Reisekostenabrechnung und Fahrtenbuch
Reisen abrechnen, Fahrtenbücher journalisieren, Fahrzeuge verwalten, Reisekosten-Belege archivieren. Für Angestellte und Unternehmer:innen: sind diese Aufgaben schnell mit dem Tool von shakehands Reisekosten erledigt.
Mit diesem praktischen Tool führen Sie aktuelle Fahrtenbücher, verwalten den eigenen Wagenpark, organisieren Fahrer und Fahrerinnen, rechnen Reisekosten für inländische und ausländische Reisen mit allen dazugehörigen Belegen ab. Oder Sie planen Routen und Reisen und verwalten Karten. Schnell und einfach sind Belege und Buchungen auch steuerrechtlich für die Buchhaltung journalisiert und von Dritten anerkannt.
Reiserouten, Reiseplaner und digitale Karten
Zeigen Sie Routen über Google-Maps© einfach an oder öffnen Apps via einen direkter Link für die ÖV-Reisen oder das Portal sbb.ch an. So planen Sie Reisen und können später die Reisetätigkeit nachträglich vollziehen.
Buchungsautomatik und Schnittstellen
Die Buchungskonten für den Kontenplan sind nach Vorlage nRLR-KMU hinterlegt. So erzeugen Sie nach dem erfassen der Belege gleich alle dazugehörigen Buchungen automatisch und übergeben diese in einem Buchungsjournal direkt in die Finanzbuchhaltung.
Alternativ nutzen Sie die digitale Schnittstelle für den Buchungsexport als Textfile in eine weitere Drittsoftware.
In der Benutzer- und Rechte-Verwaltung richten Sie Strukturen und Zugriffe ein. Ein optionaler Datenbankserver bietet Client-/Server Funktionen für die Netzwerk- und Mehrplatzfähigkeit der Software für das Arbeiten im Team.
shakehands Reisekosten ist mandantenfähig.
Offene Schnittstellen
Viele Schnittstellen erlauben Daten in shakehands Reisekosten zu importieren oder Daten an shakehands Kontor Saldo oder Drittprodukte zu exportieren. Für shakehands Kontor ist ein automatischer Abgleich von Buchungen möglich. Aktiveren Sie in den Einstellungen die jeweilige Funktion.
Integrierte Schnittstelle sind die folgenden_
- sbb.ch (Web)
- googlemaps© (Web)
- macXperience (iPhone iOS App)
- shakehands Kontor Saldo (Finanzbuchhaltung)
Abrechnen wie die Profis - Zielpublikum
shakehands Reisekosten unterstützt Private, Angestellte, Selbständige und Unternehmerinnen um schnell und einfach alle Belege rund um Reisen, Fahrten und Spesen zu verwalten, digitale Belege zu archivieren und Fahrzeuge abzurechnen und zu verwalten.
SQL-Server für den Client-/Server Betrieb
Der cubeSQL Datenbankserver macht aus shakehands Reisekosten eine echte Client-/Server-Lösung. Profitieren Sie von den Vorteilen gemeinsam an einer zentralen Datenbank zu arbeiten.
Nutzen Sie den Server im Mehruserbetrieb als Datenserver, oder verwenden Sie den Server als Ersatz für einen lokalen Dateiserver. Nutzen Sie den Server für das permanente Backup. Zudem kann der Server als Grundlage für einen Host im externen Rechencenter genutzt werden
Der cubeSQL Server unterstützt die Betriebssysteme Apple macOS, Linux und Microsoft Windows. Der Server ist robust und zuverlässig und ACID-Konform und verwendet als Technik auch die sqlite Datenbankengine. Finden Sie weiteren Optionen hier unter cubeSQL Server Arbeiten sie im Team an mehreren Arbeitsplätzen an den gleichen Daten - sei es im Netzwerk oder via Fernzugriff.
Die wichtigsten Leistungsmerkmale
Unbegrenzt viele Firmen und Mitarbeiter abrechnen |
Abrechnung von Inlands- und Auslandsreisen |
Fahrtenbücher mit Fahrzeugverwaltung |
Erinnerung an Prüftermine-Termine |
Import-Schnittstelle für das iPhone-Fartenbuch von MacXperience |
Import von protokollierten Fahrten |
Belegerfassung mit Kostenstellen |
Von Fahrten oder Reisen unabhängige Belegerfassung |
Belegauswertung nach Zahlungsarten oder Kostenstellen |
Kompletter Reisebericht |
Vorsteuer- und Kilometergeldabrechnung |
Auswertung für die Kostenstellen und der Fahrzeug-Kosten |
Auswertung Reisekostenstatistik |
Reise- und Fahrtvorlagen |
Routenanzeige über Google-Maps© |
Buchungskonten für nRLR-KMU Kontenplan integriert |
Direkte Datenübergabe nach shakehands Kontor Saldo. Optional auch Export der Buchungsliste für externe Buchhaltungsanwendungen |
Optional netzwerk- bzw. mehrplatzfähig |
Neue Pauschalen hinterlegt |
Pauschale Abrechnung der Übernachtungskosten für Berufskraftfahrer im Inland und Ausland. |
Oberfläche an shakehands Kontor angepasst (ohne modale Eingabedialoge) |
Einfache Installation und Services
shakehands Reisekosten lässt sich einfach installieren und Sie erhalten während den ersten 6 Monate kostenlose Updates. Innert dieser Kulanzzeit steht Ihnen zudem eine Viertelstunde kostenlosen Support am Telefon oder in unserem Supportticketsystem direkt bei uns als Herstellerin zur Verfügung.
Testversion downloaden, Ressourcen, Dokumentation und Manuels
Testen Sie shakehands Reisekosten unverbindlich. Laden Sie die kostenlose Testversion im Downloadcenter herunter. Da finden Sie die Installer für Apple macOS und Microsoft Windows, zudem die ganzen Ressourcen und Handbücher. Registrieren Sie die Version und erhalten Sie laufend Informationen zum Thema Reisekosten. Die Handbücher sind Online direkt auf unserem Serviceportal aufrufbar.
Support
Wir bieten Ihnen als ShakeHands Software Ltd eine umfassende Liste an Service- und Supportleistungen.
Der kostenlose Support umfasst 15 Minuten. Diese Supportzeit können Sie für persönliche Ticketanfragen innert 6 Monaten nach dem Kauf nutzen. Mehr zum Servicepaket finden Sie hier:
Eine umfangreiches Sortiment an Informationen steht Ihnen kostenlos zur Verfügung. Sie erhalten Zugriff auf alle mitgelieferten und zusätzlich verfügbaren Download-Ressourcen, Vorlagen, Checklisten und Handbücher. Darüber hinaus nutzen Sie den integrierten Formulargenerator für persönliche, eigene Formulare und Layouts in den Ausgaben.
Nach Ablauf der Kulanzzeit oder nach aufgebrauchtem Service Paket Jonathan, stehen Ihnen weitere Dienstleistungen wie Services, Supportpakete oder Schulungen zur Wahl.
unsere Supportzeiten
Montag 13.00 - 17.00 Uhr
Dienstag 9.00 - 17.00 Uhr
Mittwoch 9.00 - 17.00 Uhr
Donnerstag 9.00 - 17.00 Uhr
Freitag 9.00 - 12.00 Uhr
Support beantragen
Folgen Sie dem FaQ Fragekatalog und finden Sie Lösungen und Antworten selber oder stellen Sie im Anschluss gleich die eigene persönliche Supportanfrage als Ticket unserer Supportcrew.
Support-Hotline
0900 57 52 38
Allgemein
- Native Anwendung für Apple macOS und Microsoft Windows
- Oberfläche im Einfenster-Layout
- Beliebig viele Datenbanken
- Beliebig viele Mandanten/Firmen pro Datenbank
- Netzwerkfähig als Client-/Server-Lösung (optional zusätzlicher Datenbankserver erforderlich)
- Robuste und für alle Versionen identische SQL-Datenbank, dadurch problemlose Upgrades möglich
- Speicherbare und wiederverwendbare Filtersets
- Anpassbare Druckformulare (kostenloser, Visual-Basic-ähnlicher Formulargenerator)
- integrierte Datensicherungsfunktion (Backup)
- Benutzer- und Rechteverwaltung
- PDF-Ausgabe und Druckvorschau
- Eigner Email-Server von Druckdokumenten
- Datenbank-Reparatur-Funktion
- Automatische Schnittstelle für Export der Buchungen in shakehands Kontor
Fahrtenbuch
- Einsetzbar in der Schweiz
- FahrerInnen- und Fahrzeugverwaltung
- Unterscheidung Dienstliche Fahrt, Privatfahrt sowie Arbeitsweg
- Beliebig viele Zwischenziele
- Routenanzeige über Google-Maps©
- sbb.ch Link
- Fahrtvorlagen
- Kostenstellenerfassung
- Erfassung von Einzel-Belegen (z.B. Tankbelege, Reparatur etc.)
- Auswertung der PW-Kosten anhand erfasster PW-Belege
- Kilometerstände bestehender Fahrten können korrigiert werden (mit Protokoll)
- Protokollansicht und Protokollausdruck für das Steueramt
- Druckausgabe eines kompletten Berichts mit Deckblatt, Fahrtenbuch und Protokoll
- Fahrten im Fahrtenbuch sperren (Änderungen und Löschen nicht möglich)
- Fahrten werden unabhängig von den Reisen erfasst
- Erstellung einer Reise für die Reisekostenabrechnung direkt aus dem Fahrtenbuch
- Import-Schnittstelle für das iPhone-Fahrtenbuch von MacXperience
- shakehands Kontor Automatik für Buchungsexport
Reisekosten
- Einsetzbar in der Schweiz
- Verwaltung der Reisenden
- Abrechnung von Inlands- und Auslandsreisen
- Reisen werden unabhängig von den Fahrten im Fahrtenbuch erfasst
- Übernahme der Fahrten aus dem Fahrtenbuch für die Kilometergeldabrechnung
- Manuelle Auswahl der Abwesenheitsdauer für die Berechnung der Verpflegungspauschale
- Belegerfassung mit Kostenstellen
- Vorsteuer- und Kilometergeldabrechnung
- Beliebig viele Zwischenziele
- Routenanzeige über Google-Maps ©
- sbb.ch Link
- Reisevorlagen
- Kostenstellenerfassung und Auswertung für Reisen
- Export der Buchungen für den Import in ShakeHands Kontor und Drittbuchhaltungen
- Kompletter Reisebericht für ein oder mehrere Reisen
- Reisestatistik
- shakehands Kontor Automatik für Buchungsexport
Weiteres
- Buchungskonten für nRLR Kontenplan mit Steuersätzen
- aktuelle Pauschalen für die jeweilige Jahresversion
- Text-Export und -Import für Fahrer, Fahrzeuge, Fahrten, Fahrtvorlagen und Reisevorlagen, sowie Belege
- Unterstützung für Fremdwährungen
- Abruf und Aktualisierung des aktuellen Währungskurses
- Datum für Fahrten und Reisen über Kalender auswählbar
- Globale Voreinstellung für Reisen und Fahrten wie z.B. Standardfahrer/-reisender, Berechnungsart für Übernachtungskosten (Pauschal, Einzelbeleg oder kombiniert), Auswahl der zu druckenden Berichte etc.
- Frei definierbare Textbausteine
- Hinzufügen von Dateianhängen (Attachements/Anhänge) zu Fahrten, Reisen und Fahrzeugen, sowie Belege
- Eigener Belegbereich
- Erinnerung an Vorführ-Termine von Fahrzeugen
- Optionaler Zeitraumfilter im Hauptfenster
- Eigene Kostenstellenauswertung nach Fahrten gliederbar
- Anzeige fälliger Termine im Apple macOS Docksymbol
Ich möchte shakehands Reisekosten vorerst testen.
- Ja, kein Problem. Gehen Sie in unseren Downloadbereich und laden Sie die Software einfach herunter und teste sie. In der Testversion ist die Anzahl der Datensätze begrenzt, zudem erscheinen Demobalken auf Ausdrucken.
Der Test ist wunderbar gelaufen. Wie kaufe ich die Software?
- Am einfachsten in unserem shop. Die erfassten Daten aus der Testversion können Sie mit dem käuflich erworbenen Lizenzschlüssel einfach freischalten. Die Lizenz schaltet die zeitlichen Beschränkungen frei.
Wie sieht es mit Updates aus?
- Serviceupdates oder Kulanzupdates sind kostenlose Aktualisierungen der Software innerhalb einer Jahresversion (Beispiel: shakehands Reisekosten 2024 Version 14.0.0. auf 14.1.0). Laden Sie dazu einfach die neue Version herunter und installiere diese, danach können Sie direkt weiterarbeiten. Serviceupdates sind 6 Monate nach dem Kauf kostenlos. Liegt eine Jahresversion dazwischen z.B. Release 14.x nach 13.x müssen Sie ein kostenloses Kulanzupdate anfordern.
- Updates von älteren Versionen sind möglich. Sie entscheiden, wenn Sie ein Update kaufen möchten. Vielfach ist dies beim Wechseln eines Computers oder eines Betriebssystems oder bei neuen Features auf Grund der Rechnungslegung oder Steuerlichen Gesetzen. Kaufen Sie sich hierzu ein ordentliches Updates.
- Ist Ihre Vorversion älter als drei Jahres erhalten Sie ein Sidegrade mit einem Sidegradepreis auf die eigene shakehands Vorversion. Dies sind 10% Rabatt auf dem Neupreis.
Eine Migration der Daten ist in der Regel bei Updates immer gewährleistet. Eine Migration von Sidegrades ist möglich. Details finden Sie in den jeweiligen Anwenderhandbüchern.
Klar, übersichtlich und einsteigerfreundlich, einfach elegant
Wir legen grossen Wert, dass Sie ihre Applikation selber installieren, warten und anwenden können, ohne spezialisiertes IT-Fach- oder Treuhandwissen. Klare, gut gegliederte und standardbasierte Oberflächen helfen Ihnen dieses Ziel zu erreichen. Mit der neuen Einfenster-Philosophie haben finden Sie sich noch einfacher zurecht und switchen einfach auf grössere Versionen um.
Eine einfache Datenerfassung und ein optimaler Überblick über alle Geschäftsvorgänge erlaubt ein effektives Arbeiten.
Die umfangreichen Dokumentationen unterstützen Einsteiger mit ausführlichen Hilfen, wie auch Buchhalterinnen für gezieltes Fachwissen. Ein Grundlagenkurs in Sachen Buchführung hilft Ihnen den Einstieg zu finden.
Kompetenter Support - für registrierte Benutzerinnen und Benutzer für die erste Viertelstunde kostenlos - und ein vielbesuchtes Benutzer-Forum helfen Ihnen kostengünstig den Einstieg oder den Umstieg von anderen Software-Produkten zu machen und das Tagesbuchungs-Geschäft und die Abschlüsse effizient zu lösen.
Optional können Sie an einem Fernwartungskurs teilnehmen oder eine Schulung bei uns besuchen.
Kurz und bündig: Weitere gute Gründe für den Einsatz von shakehands Software
Übersichtlich, einheitlich und einsteigerfreundlich
Testberichte in verschiedenen Medien kommen zu dem gleichen Resultat: shakehands Software bietet dem Nutzer eine klar strukturierte, systematische und leicht zu erlernende Oberfläche. Dieser Punkt ist eine Grundvoraussetzung für den effizienten und kostengünstigen Einsatz einer Software ohne langwierige Schulungen. Zudem verfügen shakehands Lösungen über gute Handbücher und Einführungsdokumentationen auch zu Themen wie MwSt-Abrechnung, neues Rechnungslegungsrecht, Abschluss, Reisekosten, Spesenrechnungen u.v.m. Damit sind shakehands Lösungen leicht erlernbar.
Ohne Limiten
Beliebig viele Datenbanken und jede Datenbank kann beliebig viele Firmen bzw. Mandanten enthalten, werden von shakehands Reisekosten unterstützt. Die Anzahl der Datensätze innerhalb einer Firma ist nahezu unbegrenzt. Es existieren keine künstlichen Beschränkungen und Limiten.
Es existieren keine künstlichen Beschränkungen wie z.B. Jahreslizenzen, Aboverträge, Serviceverträge Einschränkungen. Sie können die Daten auch auf einer Server-Datenbank im Client-Server-Model nutzen.
Apple macOS und Microsoft Windows - Plattformunabhängig
shakehands Reisekosten liefern wir als native Anwendung für Apple macOS und Microsoft Windows. Eine Lizenz ermöglicht den wechselnden Einsatz auf beiden Plattformen, ohne Mehrkosten. Die verschlüsselte Datenbank kann einfach unter den Plattformen ausgetauscht werden. D.h. Sie können auch zwei oder mehr Installationen haben, mit einer Lizenz können Sie jeweils einen Arbeitsplatz aufschliessen.
Mehrbenutzer
Für die Datenspeicherung kann shakehands Kontor entweder eine lokale Datenbankdatei oder eine von einem Datenbankserver bereitgestellte Datenbank verwenden. In diesem Fall haben alle Benutzer Zugriff auf den gleichen aktuellen Datenbestand und Änderungen an den Daten sind sofort für alle verfügbar.
Maximale Datensicherheit mit automatischen Backups
Die Daten werden komplett verschlüsselt auf lokalen Laufwerken abgelegt. Alle geschäftlich und steuerlich relevanten Vorgänge sind somit vor unbefugtem Einblick geschützt, selbst bei Diebstahl von Dateien oder kompletter Hardware. Im Netzwerkbetrieb wird auch der Datentransfer zwischen dem Server und ShakeHands Kontor verschlüsselt.
Garantierte Datenbankintegrität
shakehands führt alle Datenmanipulationen transaktionsgesichert aus. Dies garantiert auch bei komplexen Abläufen entweder einen fehlerfreien Abschluss der Aktion oder das automatische Zurückführen der Datenbank in den letzten konsistenten Zustand vor dem Beginn. Diese Eigenschaft ist für geschäftliche Anwendungen unverzichtbar und sollte vor einem Kauf bei jedem Hersteller hinterfragt werden. Alle shakehands Produkte liefern wir mit integrierter Datensicherung, die Sie selber personifizieren können.
Digitale Anhänge
Auf dem Weg zum digitale Büro können Sie Belege, Buchungen und alle anderen Arten von Daten in shakehands Reisekosten ablegen. Heften Sie bei Fahrzeugen, Fahrten, Reisen, Belegen eigene elektronische Beleg(-Dateien) an. Anhänge werden verschlüsselt und sicher in der Datenbank gesichert. Sie archivieren rechtskonform digital.
Zusätze und Erweiterungen
Umfangreiche Vorlagen mit Pauschalen der interkantonalen Steuerkonferenz helfen shakehands Kontor gut und schnell einzurichten. Ein leistungsfähiger und kompletter Formulargenerator hilft eigene Designs in den Auswertungen anzulegen. Registrierte Userinnen haben jederzeit Zugriff, auch in die Archive um an bisherige Installationspakete zu gelangen.
Datenhoheit
Sie lagern Daten nicht beliebig in die Cloud oder Clouddienste aus. Behalten Sie die Verantwortung und die Datenhoheit lokal. Mit Schnittstellen bedienen Sie sich dem mobilen Zugriff oder Greifen von Aussen auf Ihre Datenbank im eigenen Haus oder auf den eigenen Server zu. Wir denken, dass lokale Datenhaltung, der sicherste und rechtlich einzige Weg ist heute Fremddaten zu sichern und Sie die grösstmöglichen Freiheiten behalten. Wider alles Auslagern in anonyme Grossrechencenter und unter Umständen in Hände wo Sie nicht hingehören.
Update Informationen
- Doppelte Verpflegungspauschale integriert
- Steuersätze nMwS 2024 aktualisiert
- Aktualisierung Sachbezugspauschalen
- Umstellung auf neue PDF-Erzeugungssoftware
- Neuer Quelltexteditor für Skripte und Formulare
- Aktualisierung Sachbezugspauschalen
- Beschränkung der Einträge im Auswahlmenu für die Zwischenziele
- Unterstützung cubeSQL 5.9 Server
- Freigabe Apple macOS Ventura (12.2.2)
- Aktualisierung Sachbezugspauschalen für 2022
- Weitere Email Schnittstelle integriert
- Auswahl-Assistent für Belege zur Übernahme bereits erfasster Kosten-Belege in eine Reise oder Fahrt
- Reisen können jetzt als gedruckt markiert werden, um das Ändern oder Löschen zu verhindern.
- Umstellung von modalen Eingabedialogen auf direkte Eingabe im aktuellen Bereich.
- Pauschale für Berufskraftfahrer für die Abrechnung der Übernachtungskosten im Inland und Ausland.
- Apple macOS Monterey ready
- Universal-Code unter Apple macOS
- Freigabe Microsoft Windows 11
- Apple macOS Big Sur ready
- Neue Auswertung Reisekostenstatistik
- Import von protokollierten Fahrten
- Bei Bewirtungsbelegen können jetzt Informationen zu Ort und Anlass der Bewirtung hinterlegt werden
- Empfängerauswahl in Emails
- Spezielle Druckausgabe für Quittung und Bewirtungsbelege mit Angaben zu den Bewirtungsaufwendungen integriert
- Im Bereich Fahrzeugdaten können jetzt neue Fahrten angelegt und ins Fahrtenbuch übernommen werden
- In der Detailansicht für Buchungen können jetzt einzelne Buchungen als exportiert markiert werden
- Anzeige der Reisetage in der Summenanzeige und Bereitstellung der Informationen in der Druckausgabe
- Apple macOS 10.15 Catalina ready
- Bei der Datumseingabe kann das Jahr auch per Tastatur geändert werden
- Optionaler Zeitraumfilter im Hauptfenster
- Funktion "Mehrere ändern" für Fahrten und Reisen
- Kostenstellenauswertung nach Fahrten
- Neu: Export von Belegen
- Km-Angaben im Fahrtenbuch bei Listen und Ausgaben
- Neuer Bereich zur Datenbankpflege
- Überarbeitete Oberfläche, Farbkennzeichen für Firmen
- Anzeige fälliger Termine im Apple macOS-Docksymbol
- Apple macOS 10.14 Mojave ready
- HiDPI-Unterstützung für Microsoft Windows nur 64-Bit-Version
- Apple macOS und Microsoft Windows 64-Bit Version
- Neue Pauschalen hinterlegt
- Ermittlung der Aufwendungen für Fahrten von der Wohnung zur Arbeitsplatz
- Export der Reisekostenbuchungen als Splittbuchung
- übersichtliche Verwaltung der Beleg- und Zahlungsarten
- Kontenverwaltung im Bereich ”Stammdaten” mit Import und Export
- Kostenstellen mit Buchungssperre
- Aktualisierte Oberfläche und Vereinheitlichungen
Systemanforderungen
Apple Macintosh
- INTEL- oder ARM-basierter Mac
- Bildschirm mit 1280 x 800 Pixel
- Freier Festplattenspeicher > 1 gB
- Apple macOS 10.14 (Mojave), macOS 10.15 (Catalina), macOS 11.x (Big Sur), macOS 12.x (Monterey), macOS 13.x (Ventura), macOS 14.x (Sonoma)
- 64-Bit Betriebssysteme
- Fonts Helvetica und Arial
Microsoft Windows
- (x86)-kompatibler Prozessor
- Bildschirm mit 1280 x 800 Pixel
- Freier Festplattenspeicher > 1 GB
- Microsoft Windows 10, Microsoft Windows 11
- 64 Bit-Betriebssystem
- Fonts Arial