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Reisekosten

Reisekostenabrechnung und Fahrtenbuch

Reisen abrechnen, Fahrtenbücher journalisieren, Fahrzeuge verwalten, Reisekosten-Belege archivieren. Für Angestellte und Unternehmer:innen: das sind aufgaben von shakehands Reisekosten.

    Mit diesem praktischen Tool führen Sie aktuelle Fahrtenbücher, verwalten den eigenen Wagenpark, organisieren Fahrer und Fahrerinnen, rechnen Reisekosten für inländische und ausländische Reisen mit allen dazugehörigen Belegen ab. Oder Sie planen Routen, Reisen und verwalten Karten. Alles schnell und einfach und steuerrechtlich anerkannt. 

    shakehands Reisekosten ist das perfekte Werkzeug dazu und macht die Verwaltung für diese Arbeiten effizient und einfach .

Reisen planen, verwalten und abrechnen

    Der Bereich Reiseverwaltung in shakehands Reisekosten ermöglicht das Erfassen von ein- und mehrtägigen Reisen inkl. aller Belege. Sie können Fahrten aus dem Fahrtenbuch übernehmen und über steuerliche und unternehmerische Pauschalen im Betrieb die Verpflegungskosten- und Übernachtungskosten präzis erfassen.

    Ein Reisebericht enthält alle für die Abrechnung notwendigen Angaben und sämtliche Belege. Und auf Wunsch können die so automatisch vorkontierten Belege direkt als Buchungen in die Buchhaltung shakehands Kontor Saldo über eine Automatik übergeben worden. Alternativ exportieren Sie die Buchungssätze an eine weitere Fremdbuchhaltung.

    Eine moderne, gut gegliederte und standardisierte Oberfläche mit übersichtlicher Einfenster-Technik ermöglicht Ihnen eine schnelle Datenerfassung und alle Geschäftsvorgänge rund um alle Reisen und Fahrten sind schnell verwaltet. 

Fahrzeuge und den Fahrzeugpark verwalten

    Verwalten Sie Ihre Fahrzeuge, erfassen Sie technische und versicherungstechnische Angaben, wie Termine für die Prüfung oder andere Daten von Inspektionen. Finden Sie unterschiedliche Auswertungen und Listen und erhalten Sie so den Überblick über die Kosten im Fahrzeugpark.

Spesen und deren Belege digital journalisieren

    Belege können als Attachements digital erfassen und bei der Reise/Fahrzeug ablegt und so archiviert werden. Ein kompletter Reisebericht dient der Kontrolle für den/die Arbeitgeber:in, den/die Arbeitnehmer:in und für die Steuerbehörden. Zudem erhalten Sie so auch eine Zusammenfassung aller Daten und Belege der Fahrzeuge, Fahrten und Reisen für die Buchhaltung. 

    Artikel zu Markstudie Reisekosten werden auf Papier abgerechnet

Reiserouten, Reiseplaner und digitale Karten

    Zudem zeigen Sie einfach Routen über Google-Maps© und einen direkter Link für die ÖV-Reisen über sbb.ch an. Sie planen und könne später die Reisetätigkeit nachträglich vollziehen. 

Mit Buchungsautomatik und Schnittstellen

    Die Buchungskonten für den Kontenplan sind nach Rechnungslegungsrecht gemäss nRLR-KMU hinterlegt. So erzeugen Sie nach dem Journalisieren der Belege alle dazugehörigen Buchungen automatisch und können ein Buchungsjournal direkt in die Finanzbuchhaltung übergeben. Alternativ nutzen Sie die digitale Schnittstelle für den Buchungsexport als Textfile in eine weitere Fremdsoftware. 

    Optionen sind: Die Benutzer- und Rechte-Verwaltung für Strukturen und -Zugriffe, die Netzwerk- und Mehrplatzfähigkeit der Software für Arbeiten in Teams und weitere Annehmlichkeiten.

    shakehands Reisekosten ist mandantenfähig.


Reisekostenverwaltung 99.00 CHFBestellen

Testversion downloaden, Ressourcen, Dokumentation und Manuels

    Testen Sie shakehands Reisekosten unverbindlich. Laden Sie die kostenlose Testversion im Downloadcenter herunter. Da finden Sie die Installer für Apple macOS und Microsoft Windows, zudem die ganzen Ressourcen und Handbücher. Registrieren Sie die Version und erhalten Sie laufend Informationen zum Thema Reisekosten. Die Handbücher sind Online direkt auf unserem Serviceportal aufrufbar.


Allgemein

  • Native Anwendung für Apple macOS  und Microsoft Windows
  • Oberfläche im Einfenster-Layout
  • Beliebig viele Datenbanken
  • Beliebig viele Mandanten/Firmen pro Datenbank
  • Netzwerkfähig als Client-/Server-Lösung (optional zusätzlicher Datenbankserver erforderlich)
  • Robuste und für alle Versionen identische SQL-Datenbank, dadurch problemlose Upgrades möglich
  • Speicherbare und wiederverwendbare Filtersets
  • Anpassbare Druckformulare (kostenloser, Visual-Basic-ähnlicher Formulargenerator)
  • integrierte Datensicherungsfunktion (Backup)
  • Benutzer- und Rechteverwaltung
  • PDF-Ausgabe und Druckvorschau
  • Eigner Email-Server von Druckdokumenten
  • Datenbank-Reparatur-Funktion

Fahrtenbuch

  • Einsetzbar in der Schweiz
  • FahrerInnen- und Fahrzeugverwaltung
  • Unterscheidung Dienstliche Fahrt, Privatfahrt sowie Arbeitsweg
  • Beliebig viele Zwischenziele
  • Routenanzeige über Google-Maps©
  • sbb.ch Link
  • Fahrtvorlagen
  • Kostenstellenerfassung
  • Erfassung von Einzel-Belegen (z.B. Tankbelege, Reparatur etc.)
  • Auswertung der PW-Kosten anhand erfasster PW-Belege
  • Kilometerstände bestehender Fahrten können korrigiert werden (mit Protokoll)
  • Protokollansicht und Protokollausdruck für das Steueramt
  • Druckausgabe eines kompletten Berichts mit Deckblatt, Fahrtenbuch und Protokoll
  • Fahrten im Fahrtenbuch sperren (Änderungen und Löschen nicht möglich)
  • Fahrten werden unabhängig von den Reisen erfasst
  • Erstellung einer Reise für die Reisekostenabrechnung direkt aus dem Fahrtenbuch
  • Import-Schnittstelle für das iPhone-Fahrtenbuch von MacXperience
  • shakehands Kontor Automatik für Buchungsexport

Reisekosten

  • Einsetzbar in der Schweiz
  • Verwaltung der Reisenden
  • Abrechnung von Inlands- und Auslandsreisen
  • Reisen werden unabhängig von den Fahrten im Fahrtenbuch erfasst
  • Übernahme der Fahrten aus dem Fahrtenbuch für die Kilometergeldabrechnung
  • Manuelle Auswahl der Abwesenheitsdauer für die Berechnung der Verpflegungspauschale
  • Belegerfassung mit Kostenstellen
  • Vorsteuer- und Kilometergeldabrechnung
  • Beliebig viele Zwischenziele
  • Routenanzeige über Google-Maps ©
  • sbb.ch Link
  • Reisevorlagen
  • Kostenstellenerfassung und Auswertung für Reisen
  • Export der Buchungen für den Import in ShakeHands Kontor und Drittbuchhaltungen
  • Kompletter Reisebericht für ein oder mehrere Reisen
  • Reisestatistik

Weiteres

  • Buchungskonten für nRLR Kontenplan mit Steuersätzen
  • aktuelle Pauschalen für die jeweilige Jahresversion  
  • Text-Export und -Import für Fahrer, Fahrzeuge, Fahrten, Fahrtvorlagen und Reisevorlagen, sowie Belege
  • Unterstützung für Fremdwährungen
  • Abruf und Aktualisierung des aktuellen Währungskurses
  • Datum für Fahrten und Reisen über Kalender auswählbar
  • Globale Voreinstellung für Reisen und Fahrten wie z.B. Standardfahrer/-reisender, Berechnungsart für Übernachtungskosten (Pauschal, Einzelbeleg oder kombiniert), Auswahl der zu druckenden Berichte etc.
  • Frei definierbare Textbausteine
  • Hinzufügen von Dateianhängen (Attachements/Anhänge) zu Fahrten, Reisen und Fahrzeugen, sowie Belege
  • Eigener Belegbereich
  • Erinnerung an Vorführ-Termine von Fahrzeugen
  • Optionaler Zeitraumfilter im Hauptfenster
  • Eigene Kostenstellenauswertung nach Fahrten gliederbar
  • Anzeige fälliger Termine im Apple macOS Docksymbol

Ich möchte shakehands Reisekosten vorerst testen.

  • Ja, kein Problem. Gehen Sie in unseren Downloadbereich und laden Sie die Software einfach herunter und teste sie. In der Testversion ist die Anzahl der Datensätze begrenzt, zudem erscheinen Demobalken auf Ausdrucken.

Der Test ist wunderbar gelaufen. Wie kaufe ich die Software?

  • Am einfachsten in unserem Shop. Die erfassten Daten aus der Testversion können Sie mit dem käuflich erworbenen Lizenzschlüssel einfach freischalten. Die Lizenz schaltet die zeitlichen Beschränkungen frei.

Wie sieht es mit Updates aus?

  • Serviceupdates oder Kulanzupdates  sind kostenlose Aktualisierungen der Software innerhalb einer Jahresversion (Beispiel: shakehands Reisekosten 2022 Version 12.0.2. auf 12.1.0). Laden Sie dazu einfach die neue Version herunter und installiere diese, danach können Sie direkt weiterarbeiten. Serviceupdates sind 6 Monate nach dem Kauf kostenlos. Liegt eine Jahresversion dazwischen Also Release 10.x nach 11.x müssen Sie ein kostenloses Kulanzupdate anfordern. 
  • Updates von älteren Versionen sind möglich. Sie entscheiden, wenn Sie ein Update kaufen möchten. Vielfach ist dies beim Wechseln eines Computers oder eines Betriebssystems oder bei neuen Features auf Grund der Rechnungslegung oder Steuerlichen Gesetzen. Kaufen Sie sich hierzu ein ordentliches Updates.
  • Ist Ihre Vorversion älter als drei Jahres erhalten Sie ein Sidegrade mit einem Sidegradepreis auf die eigene shakehands Vorversion. Dies sind 10% Rabatt auf dem Neupreis. 

Eine Migration der Daten ist in der Regel bei Updates immer gewährleistet. Eine Migration von Sidegrades ist möglich. Details finden Sie in den jeweiligen Anwenderhandbüchern.

 

Klar, übersichtlich und einsteigerfreundlich, einfach elegant

    Wir legen grossen Wert, dass Sie ihre Applikation selber installieren, warten und anwenden können, ohne spezialisiertes IT-Fach- oder Treuhandwissen. Klare, gut gegliederte und standardbasierte Oberflächen helfen Ihnen dieses Ziel zu erreichen. Mit der neuen Einfenster-Philosophie haben finden Sie sich noch einfacher zurecht und switchen einfach auf grössere Versionen um. 

    Eine einfache Datenerfassung und ein optimaler Überblick über alle Geschäftsvorgänge erlaubt ein effektives Arbeiten. 

    Die umfangreichen Dokumentationen unterstützen Einsteiger mit ausführlichen Hilfen, wie auch Buchhalterinnen für gezieltes Fachwissen. Ein Grundlagenkurs in Sachen Buchführung hilft Ihnen den Einstieg zu finden. 

    Kompetenter Support - für registrierte Benutzerinnen und Benutzer für die erste Viertelstunde kostenlos -  und ein vielbesuchtes Benutzer-Forum helfen Ihnen kostengünstig den Einstieg oder den Umstieg von anderen Software-Produkten zu machen und das Tagesbuchungs-Geschäft und die Abschlüsse effizient zu lösen. 

    Optional können Sie an einem Fernwartungskurs teilnehmen oder eine Schulung bei uns besuchen. 

Kurz und bündig: Weitere gute Gründe für den Einsatz von shakehands Software

Übersichtlich, einheitlich und einsteigerfreundlich

    Testberichte in verschiedenen Medien kommen zu dem gleichen Resultat: shakehands Software bietet dem Nutzer eine klar strukturierte, systematische und leicht zu erlernende Oberfläche. Dieser Punkt ist eine Grundvoraussetzung für den effizienten und kostengünstigen Einsatz einer Software ohne langwierige Schulungen. Zudem verfügen shakehands Lösungen über gute Handbücher und Einführungsdokumentationen auch zu Themen wie MwSt-Abrechnung, neues Rechnungslegungsrecht, Abschluss, Reisekosten, Spesenrechnungen u.v.m. Damit sind shakehands Lösungen leicht erlernbar.

Ohne Limiten

    Beliebig viele Datenbanken und jede Datenbank kann beliebig viele Firmen bzw. Mandanten enthalten, werden von shakehands Reisekosten unterstützt. Die Anzahl der Datensätze innerhalb einer Firma ist nahezu unbegrenzt. Es existieren keine künstlichen Beschränkungen und Limiten.

    Es existieren keine künstlichen Beschränkungen wie z.B. Jahreslizenzen, Aboverträge, Serviceverträge Einschränkungen. Sie können die Daten auch auf einer Server-Datenbank im Client-Server-Model nutzen.

Apple macOS und Microsoft Windows - Plattformunabhängig

    shakehands Reisekosten liefern wir als native Anwendung für Apple macOS und Microsoft Windows. Eine Lizenz ermöglicht den wechselnden Einsatz auf beiden Plattformen, ohne Mehrkosten. Die verschlüsselte Datenbank kann einfach unter den Plattformen ausgetauscht werden. D.h. Sie können auch zwei oder mehr Installationen haben, mit einer Lizenz können Sie jeweils einen Arbeitsplatz aufschliessen.

Mehrbenutzer

    Für die Datenspeicherung kann shakehands Kontor entweder eine lokale Datenbankdatei oder eine von einem Datenbankserver bereitgestellte Datenbank verwenden. In diesem Fall haben alle Benutzer Zugriff auf den gleichen aktuellen Datenbestand und Änderungen an den Daten sind sofort für alle verfügbar.

Maximale Datensicherheit mit automatischen Backups

    Die Daten werden komplett verschlüsselt auf lokalen Laufwerken abgelegt. Alle geschäftlich und steuerlich relevanten Vorgänge sind somit vor unbefugtem Einblick geschützt, selbst bei Diebstahl von Dateien oder kompletter Hardware. Im Netzwerkbetrieb wird auch der Datentransfer zwischen dem Server und ShakeHands Kontor verschlüsselt.

Garantierte Datenbankintegrität

    shakehands führt alle Datenmanipulationen transaktionsgesichert aus. Dies garantiert auch bei komplexen Abläufen entweder einen fehlerfreien Abschluss der Aktion oder das automatische Zurückführen der Datenbank in den letzten konsistenten Zustand vor dem Beginn. Diese Eigenschaft ist für geschäftliche Anwendungen unverzichtbar und sollte vor einem Kauf bei jedem Hersteller hinterfragt werden. Alle shakehands Produkte liefern wir mit integrierter Datensicherung, die Sie selber personifizieren können.

Digitale Anhänge

   Auf dem Weg zum digitale Büro können Sie Belege, Buchungen und alle anderen Arten von Daten in shakehands Reisekosten ablegen. Heften Sie bei Fahrzeugen, Fahrten, Reisen, Belegen eigene elektronische Beleg(-Dateien) an. Anhänge werden verschlüsselt und sicher in der Datenbank gesichert. Sie archivieren rechtskonform digital.

Zusätze und Erweiterungen

   Umfangreiche Vorlagen mit Pauschalen der interkantonalen Steuerkonferenz helfen shakehands Kontor gut und schnell einzurichten. Ein leistungsfähiger und kompletter Formulargenerator hilft eigene Designs in den Auswertungen anzulegen. Registrierte Userinnen haben jederzeit Zugriff, auch in die Archive um an bisherige Installationspakete zu gelangen. 

Datenhoheit

   Sie lagern Daten nicht beliebig in die Cloud oder Clouddienste aus. Behalten Sie die Verantwortung und die Datenhoheit lokal. Mit Schnittstellen bedienen Sie sich dem mobilen Zugriff oder Greifen von Aussen auf Ihre Datenbank im eigenen Haus oder auf den eigenen Server zu. Wir denken, dass lokale Datenhaltung, der sicherste und rechtlich einzige Weg ist heute Fremddaten zu sichern und Sie die grösstmöglichen Freiheiten behalten. Wider alles Auslagern in anonyme Grossrechencenter und unter Umständen in Hände wo Sie nicht hingehören. 


Update Informationen


  • Unterstützung cubeSQL 5.9 Server
  • Freigabe Apple macOS Ventura (12.2.2)


  • Aktualisierung Sachbezugspauschalen für 2022
  • Weitere Email Schnittstelle integriert
  • Auswahl-Assistent für Belege zur Übernahme bereits erfasster Kosten-Belege in eine Reise oder Fahrt
  • Reisen können jetzt als gedruckt markiert werden, um das Ändern oder Löschen zu verhindern.
  • Umstellung von modalen Eingabedialogen auf direkte Eingabe im aktuellen Bereich.
  • Pauschale für Berufskraftfahrer für die Abrechnung der Übernachtungskosten im Inland und Ausland.


  • Apple macOS Monterey ready
  • Universal-Code unter Apple macOS
  • Freigabe Microsoft Windows 11


  • Apple macOS Big Sur ready
  • Neue Auswertung Reisekostenstatistik
  • Import von protokollierten Fahrten


  • Bei Bewirtungsbelegen können jetzt Informationen zu Ort und Anlass der Bewirtung hinterlegt werden
  • Empfängerauswahl in Emails
  • Spezielle Druckausgabe für Quittung und Bewirtungsbelege mit Angaben zu den Bewirtungsaufwendungen integriert
  • Im Bereich Fahrzeugdaten können jetzt neue Fahrten angelegt und ins Fahrtenbuch übernommen werden
  • In der Detailansicht für Buchungen können jetzt einzelne Buchungen als exportiert markiert werden
  • Anzeige der Reisetage in der Summenanzeige und Bereitstellung der Informationen in der Druckausgabe

 

  • Apple macOS 10.15 Catalina ready


  • Bei der Datumseingabe kann das Jahr auch per Tastatur geändert werden
  • Optionaler Zeitraumfilter im Hauptfenster
  • Funktion "Mehrere ändern" für Fahrten und Reisen
  • Kostenstellenauswertung nach Fahrten
  • Neu: Export von Belegen
  • Km-Angaben im Fahrtenbuch bei Listen und Ausgaben
  • Neuer Bereich zur Datenbankpflege
  • Überarbeitete Oberfläche, Farbkennzeichen für Firmen
  • Anzeige fälliger Termine im Apple macOS-Docksymbol


  • Apple macOS 10.14 Mojave ready
  • HiDPI-Unterstützung für Microsoft Windows nur 64-Bit-Version
  • Apple macOS und Microsoft Windows 64-Bit Version
  • Neue Pauschalen hinterlegt
  • Ermittlung der Aufwendungen für Fahrten von der Wohnung zur Arbeitsplatz
  • Export der Reisekostenbuchungen als Splittbuchung
  • übersichtliche Verwaltung der Beleg- und Zahlungsarten
  • Kontenverwaltung im Bereich ”Stammdaten” mit Import und Export
  • Kostenstellen mit Buchungssperre
  • Aktualisierte Oberfläche und Vereinheitlichungen


Release Notes

Systemanforderungen

Apple Macintosh

  • INTEL- oder ARM-basierter Mac
  • Bildschirm mit 1280 x 800 Pixel
  • Freier Festplattenspeicher > 1 gB
  • Apple macOS 10.14 (Mojave), macOS 10.15 (Catalina), macOS 11.x (Big Sur), macOS 12.x (Monterey), macOS 13.x (Ventura)
  • 64-Bit Betriebssysteme
  • Fonts Helvetica und Arial

Microsoft Windows

  • (x86)-kompatibler Prozessor
  • Bildschirm mit 1280 x 800 Pixel
  • Freier Festplattenspeicher > 1 GB
  • Microsoft Windows 10, Microsoft Windows 11
  • 64 Bit-Betriebssystem
  • Fonts Arial