Kontor Basis

Allgemein für alle Ausführungen

• Native Anwendung für Apple macOS und Microsoft Windows u. a. mit Vollbildmodus, Retina-Unterstützung, Spellchecker (macOS)
• Oberfläche im Ein-Fenster-Layout
• Farbkonzept in der Oberfläche ein- und abschaltbar
• Beliebig viele Datenbanken
• Beliebig viele Mandanten/Firmen pro Datenbank
• Netzwerkfähig als Client-/Server-Lösung (zusätzlicher Datenbankserver erforderlich)
• cubeSQL 5.9.6, 5.9 und 5.8 werden unterstützt
• Robuste und für alle Versionen identische SQL-Datenbank, dadurch problemlose Upgrades möglich
• Speicherbare und wiederverwendbare mächtige Filtersets mit freier Navigation über alle Geschäftsjahre
• Anpassbare Druckformulare (mächtiger Formulargenerator mit Visual-Basic-ähnlicher Script-Formularbeschreibung mit 'Suchen & Ersetzen'-, Undo/Redo- und Syntax-Highlighting-Funktion auch für Windows)
• 100% datenkompatibel: Apple macOS, Microsoft Windows, Linux
• mächtige 'mehrere ändern'- Funktion
• Tabellenzeilen im Ausdruck können eine alternierende Hintergrundfarbe bekommen
• Mit der Maus als auch nur über Tastatur bedienbar
• Instantsuche (fensterbezogen), Suchfilter in Buchungsliste und Journal für fast beliebige Abfragen
• Favoriten (Shortcuts oder Menus, selber wählbar)
• Datensicherungsfunktion (Backup)
• Benutzer- und Rechteverwaltung
• PDF-Ausgabe und Druckvorschau
• Direkter Email-Versand von Druckdokumenten, eigener Email-Client
• Datenbank-Reparatur-Funktion
• kostenloser Formulargenerator für eigene CI und eigene Formulare
• über 500 Formularvorlagen für diverse Auswertungen
• eigene Sciptsprache für Bankumsatzdateien, Formulare
• kostenlose API für den direkten Aufruf der Datenbank mit der Businesslogik von shakehands Kontor
• Online-Handbuch frei erhältlich
• einfaches Lizenzmodell
• fliessende Lizenzen im Netzwerkbetrieb
• kostenlose 1/4 Supportviertelstunde für käufliche Versionen innert 6 Monaten inkl. Kulanzupdates (Versicherung)
• zertifizierte und notifizierte Installer
• Installerarchiv

Systemanforderungen Apple macOS

• INTEL- oder ARM-basierter Mac
• Bildschirm mit 1280 x 800 Pixel
• Freier Festplattenspeicher > 1 GB
• Apple macOS 10.14 (Mojave), macOS 10.15 (Catalina), macOS 11.x (Big Sur), macOS 12.x (Monterey), macOS 13.x (Ventura), macOS 14 (Sonoma), macOS 15 (Sequoia)
• 64-Bit-Betriebssystem
• Font Helvetica, Font Arial

Systemanforderungen Microsoft Windows

• (x86)-kompatibler Prozessor
• Bildschirm mit 1280 x 800 Pixel
• Freier Festplattenspeicher > 1 GB
• Microsoft Windows 10, Windows 11
• 64-Bit-Betriebssystem
• Font Helvetica, Font Arial

Bitte beachten

shakeHands Kontor verwendet zum Speichern der Daten eine SQLite-Datenbank. Diese Datenbank ist technisch nicht für den Betrieb auf Dateifreigaben ausgelegt. Neben freigegebenen Ordnern im lokalen Netzwerk zählen auch Cloudspeicherdienste wie Dropbox, iCloudDrive, Google Drive, Amazon Cloud Drive oder Microsoft OneDrive und andere. Das Betreiben einer shakehands Kontor-Datenbank auf einem Cloudspeicherdienst birgt ein hohes Risiko von Datenverlusten oder defekten Datenbanken.

Sicherheitskopien der Datenbank können Sie gefahrlos auf einem Cloudspeicher ablegen. Diese Datei ist im Normalbetrieb geschlossen.

Falls Sie shakehands Kontor 22.x zusammen mit shakehands Kontor Link einsetzen, beachten Sie bitte, dass auch Link auf die Version 22.x aktualisiert werden muss.

shakehands Kontor Basis

• Einsetzbar in der Schweiz
• Schwesterprodukt für Deutschland und Oesterreich mit ländereigenen Vorlagen und Steuerabrechnungen, als optionaler wAP
• Einsetzbar in anderen Ländern, jedoch ohne länderspezifische Vorlagen
• Gewinnermittlungsart (Buchungsart) Einnahem-Ausgaben-Rechnung "Milchbüchli"
• Gewinnermittlungsart (Buchungsart) Betriebsvermögensvergleich "Bilanz- und Erfolgsrechnung"
• Vordefinierte Kontenpläne nach nRLR KMU und weitere vordefinierte Kontenpläne für KMU, Käfer, nRLR Saldosteuer, nRLR KMU Micro, KMU Saldosteuer, Käfer Saldosteuer, Haushalt und Privat, Verein, Variante new
• überarbeiteter Firmenstamm auch in Farbe
• Volltextsuche in Adressen, Belegen und Buchungen
• Erweiterte Kontenpläne für Branchen optional im Downloadbereich
• Attachments/Anhänge für Buchungen, Adressen, Offene Posten und für käufliche Module im Bereich Artikel, Bankauszüge, Briefe
• Buchungsdialog für Eröffnungsbuchungen
• Buchungsdialog für Einnahmen/Ausgaben buchen, vereinfachte Belegerfassung
• Wiederholbarer automatischer Saldenvortrag
• Monatsabschluss mit Buchungs- und Belegsperre
• Buchungsvorlagen
• Autobuchungen
• Buchungsperioden (1 - 14), zwei statistische Perioden u. a. auch für Handels- und Steuerbilanzen
• Kostenstellenerfassung
• Permanente Kontrolle der Kontensalden
• Mehrwertsteuer-Vorerfassung
• Splitbuchungen (Betrag aufteilen auf mehrere Gegenkonten) inkl. Anzeige Totale, netto oder brutto
• Export für Betriebsprüfungen
• Text-Export und -Import für Konten, Buchungen, Adressen, Anlagen und Artikel mit 256 Spalten, Autozuordnung
• Direkte Datenübernahme aus ShakeHands Reisekosten
• Zugriff auf zentrale und frei definierbare Nummernkreise in allen notwendigen Bereichen
• Assistent zur selektiven Kontenaktualisierung auf Vorlagen z. B. nRLR
• Wahlweise SOLL-/ oder IST-Versteuerung bei Betriebsvermögensvergleich
• IST-Versteuerung bei Einnahme-Überschussrechnung
• Unterstützung für Fremdwährungen mit automatischen Differenzbuchungen und Valutaausgleich beim Saldovortrag
• Valutaausgleich bei Offenen Posten in Fremdwährungen als automatische Option
• Verwalten von Kunden- und Lieferantenadressen
• Offene Posten für Ausgangs- und Eingangsrechnungen
• Erfassen von Zahlungseingängen mit Skonto- und Minderungsfunktion sowie beliebigen Teilzahlungen
• Automatisches Kontieren und Buchen aller steuerlich relevanten Vorgänge
• OP-Ausgleich prozentual gleichmässig oder nach Altersstruktur
• Alle Auswertungen auch mit vorläufigen Buchungen möglich
• Adresslisten und Stammdatenblätter
• Buchungsliste und Buchungsjournal
• Zweckform-Etiketten
• Kontoauszüge
• Kassenbuch
• Summen und Salden mit Budgetvergleich
• Quittungsdruck für Eigenbelege
• Kostenstellenauswertung
• Offene Posten- und Fälligkeitslisten
• OP-Kontoauszug
• Rechnungseingangs- und Rechnungsausgangslisten

Modul shakehands Kontor Saldo (Finanzbuchhaltung)

• Buchungsdialog für Soll-Haben-Buchungen
• mit integrierten Splittbuchungen
• XML-MwSt-Abrechnung für ESTV-Portal (mit oder ohne Login)
• Importieren von Bankauszügen und Umsatzdateien verschiedener Quellen (camt.05x QR-Rechnung, PostFinance XML, Kantonalbanken, Grossbanken, Drittprodukte wie Bank X, MacGiro, StarMoney, Quicken, CSV-Dateien (Formate benutzerdefinierbar mittels Scripteditor))
• Automatische Kontierung von OP-Zahlungen, soweit möglich, automatische, benutzerdefinierbare Belegvervollständigung über Anpassung der Importskripte
• camt-Import nach neuer ISO-Norm harmonisierter Zahlungsverkehr
• Attachments/Anhänge für Bankauszüge
• Digitaler Belegassistent
• OP-Suche in drei verschiedenen Suchfeldern
• E-Rechnungen im ZUGFeRD/FACTCTUR-X-Format können in den Bereich 'Kreditorenrechnungen' importiert werden
• 4-stufiges Mahnwesen mit Gebühren- und Verzugszinsenberechnung, mit eigener Liste der Mahnbelege
• Zahlungsverkehr für Offene Posten, mit Erstellen und Drucken von ISO-Zahlungsaufträgen und SEPA-Lastschriften und Überweisungen nach ISO-20022-Norm und XML-Dateien (pain.001)
• Sammelaufträge im Zahlungsverkehr werden unterstützt
• Direkte Auftragsübergabe an Bank X Professional und MacGiro für SEPA-Raum nur Apple macOS im SEPA-Raum
• Anlagenverwaltung mit automatischer Buchung von Zu- und Abgängen sowie Erstellung von Buchungsvorlagen für Abschreibungen
• Lineare und degressive Abschreibungen mit und ohne Sammelposten möglich
• Automatischer Übergang von degressiver zu linearer Abschreibung
• Abschreibungs-Plan zu jedem Anlagegut
• Zusätzliche Abschreibungs-Bewegungen: Manuelle Abschreibungen, Teilzugang, Zuschreibung und Sonder-Abschreibungen
• Anlagenblatt, Anlagenverzeichnis und Abschreibungsliste
• Attachements/Anhänge für Anlagegüter
• MwSt-Abrechnung 2001-2025 und neue Kennzeichen ab 2024
• MwSt-Abrechnung für effektive Methode und für Saldosteuersatz-Methode
• Jahresabstimmung und Differenzabrechnung Steueranmeldungen, falls Option verbuchte Buchungen als Flag und Filter genutzt wird
• Onlineaufruf-Link eIAM für die elektronische Anmeldung oder für Quickanmeldung bei der ESTV
• Steuerjournal
• Gewinnermittlung (Einnahmen-Ausgaben-Rechnung) mit Vorjahres- oder Budgetvergleich
• Gewinnermittlung (Bilanz und Erfolgsrechnung) mit Vorjahres- oder Budgetvergleich
• Eröffnungsbilanz
• Anlageblatt und Anlageverzeichnis
• Abschreibungsliste
• Mahnungen 1. bis 4. Stufe
• Betriebswirtschaftliche Auswertung
• Betriebswirtschaftliche Kennzahlen inkl. grafischer Auswertung
• Gewinnermittlung als kompletter Jahresabschluss: Deckblatt, Bilanz & Erfolgsrechnung oder Einnahmen/Ausgaben-Rechnung, Abschlussvermerk, Debitoren-/Kreditoren-Aufstellung, Anlagespiegel, Vorjahresvergleich
• Digitaler Sammelplatz für elektronische Belege zum einfachen Archivieren

Modul shakehands Kontor Balance (Rechnungswesen)

• Verwalten von Artikeln und Leistungen
• Hierarchische Artikelgruppen
• Artikelerfassung mit EAN-Code Unterstützung und Bilder
• Belegablauf Verkauf; Erstellen von Angeboten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen, Rechnungen, Korrekturrechnungen
• Auftragsart Proformarechnung
• Weiterführen von Aufträgen z. B. Angebot wird zur Auftragsbestätigung
• Weiterführen von mehreren Aufträgen in einem Sammelauftrag z. B. Sammelrechnung
• Beleghistorie mit Anzeige aller Verbindungen zwischen weitergeführten Aufträgen
• Stammdaten (Adressen und Artikel) während der Auftragserfassung änderbar
• Von-bis-Auswahlen in diversen Filteranfragen für Konten und Kontengruppen
• Der Zahlungsstatus von Einkaufs- und Verkaufsbelegen wird in Listen angezeigt (offen, teilweise, bezahlt)
• Rabattvergabe positionsweise und global
• Frei definierbare Textbausteine
• Beliebig viele Steuersätze pro Auftrag
• Kunden- und Kundengruppen-Preise für Verkauf und Einkauf
• Entwurfsmodus für Aufträge
• Brutto- oder Nettofakturierung, auftragsbezogen einstellbar
• Abschlags- und Schlussrechnungen mit automatischen Umbuchungen
• Rechnungen fixieren über Status gedruckt
• Artikelkalkulation und Preislisten mit Mengenstaffeln
• Periodisch wiederkehrende Rechnungen (Aborechnungen)
• Lager- und Bestandsführung für Artikel
• Belegablauf Einkauf: Lieferantenanfragen, -bestellungen, Wareneingänge, Eingangsrechnungen, Rücksendungen, Lieferantengutschriften
• Verkauf und Einkauf Storno
• Lieferantenanfragen, -bestellungen und Wareneingänge
• Kopieren und Einfügen von Belegpositionen in Verkauf und Einkauf
• Attachements/Anhänge für Artikel, Einkaufs- oder Verkaufsbelege
• Frei definierbare Nummernkreise
• Etiketten für Einkaufs- oder Verkaufsbelege
• 4-stufiges Mahnwesen mit Gebühren- und Verzugszinsenberechnung, mit eigener Liste der Mahnbelege
• Zahlungsverkehr für Offene Posten, mit Erstellen und Drucken von ISO-Zahlungsaufträgen und SEPA-Lastschriften und Überweisungen nach ISO-20022-Norm und XML-Dateien (pain.001)
• Sammelaufträge im Zahlungsverkehr werden unterstützt
• Direkte Auftragsübergabe an Bank X Professional und MacGiro für SEPA-Raum nur Apple macOS im SEPA-Raum
• Überarbeitetes Universales Auftragsformular für alle Belegarten mit Logo und oder Rundungsmöglichkeit auf Belegen, angepasst an die neuen Belegarten und Abläufe in verschiedenen Ausführungen
• Rechnungsdruck für QRR, QR NON, QR SCOR (Einlesen nur im Modul Saldo)
• Verkaufsrechnungen können als E-Rechnung in den Formaten ZUGFeRD/FACTUR-X (mehrere Profile) oder XRechnung ausgegeben werden (im Paket Complete)
• Artikelbilder können in verschiedenen Bereichen auch mit Transparenzen ausgedruckt werden
• Rechnungen mit QR-Code
• universales Bestell- und Wareneingangsformular, auch für andere Belegarten
• Artikellisten
• Preislisten
• Verkaufsstatistik (Artikelmengen und -umsätze, Kundenumsätze)
• Einkaufsstatistik (Artikelmengen und -umsätze, Lieferantenumsätze)
• Lagerjournal
• Mahnungen 1. bis 4. Stufe

Modul shakehands Kontor Pro (Zusätze und Erweiterungen)

• Dashboard mit Übersichtsdiagrammen zur aktuellen Firma
• Bereich Aboverwaltung mit neuem Platzhaltersystem
• Projektverwaltung (Gruppieren von Briefen, Einkaufs- und Verkaufsbelegen, Auswertung Kalkulation/Ertrag/SOLL/IST)
• Projektaktivitäten
• Briefe mit einfachen Format-Attributen (Einzel- oder Serienbriefe, Ausgabe auf Drucker, als PDF oder E-Mail)
• Etiketten für Projekte und Briefe
• Attachements/Anhänge für Projekte und Briefe
• Anhangübersicht (tabellarische Darstellung aller Anhänge in der Datenbank, suchen, sortieren, öffnen und exportieren)
• Erweiterte Adressverwaltung mit Ansprechpartnern und Aktivitätenliste
• Optionaler sofortiger OP-Ausgleich für Einkaufs- und Verkaufsbelege und offene Posten
• Automatische Anhänge für E-Mails aus Briefen, Einkaufs- und Verkaufsbelegen sowie Mahnungen
• Konfigurierbare Metadaten für Emails und PDF-Ausgaben
• Hierarchische Stücklisten- und Fertigungsartikel
• Artikelinventur
• Ausgabe von Rechnungen im Format ZUGFeRD/FACTUR-X/XRechnung

Release 22.0.2, Stand 25.1.2025/ch

Apple macOS und Microsoft Windows

    shakehands Kontor liefern wir als native Anwendung für Apple macOS und Microsoft Windows. Eine Lizenz ermöglicht den wechselnden Einsatz auf beiden Plattformen, ohne Mehrkosten bei den kostenpflichtigen Modulen. Die verschlüsselte Datenbank kann einfach unter den Plattformen ausgetauscht werden. 

Mehrbenutzer

    Für die Datenspeicherung kann shakehands Kontor entweder eine lokale Datenbankdatei oder eine von einem optionalen Datenbankserver bereitgestellte Datenbank verwenden. In diesem Fall haben alle Benutzer Zugriff auf den gleichen aktuellen Datenbestand und Änderungen an den Daten sind sofort für alle verfügbar.

Schnittstellen 

    shakehands Kontor ermöglicht Ihnen den Austausch mit vielen anderen Systemen: Import und Export von Daten als CSV- oder XML*-Dateien. Und mit shakehands Kontor Link ist auch die komplexe Anbindung an CRM- oder Shopsysteme realisierbar. 

    *Die Schwesterprodukte haben erweiterte Schnittstellen für das Einlesen von Bankumsatzdateien (camt.053 und camt.054) und den Export von Zahlungsfiles (pain.001 und pain.008) nach ISO-20022-Norm 

Backups und Datensicherheit

    Die Daten werden komplett verschlüsselt auf lokalen Laufwerken abgelegt. Alle geschäftlich und steuerlich relevanten Vorgänge sind somit vor unbefugtem Einblick geschützt, selbst bei Diebstahl von Dateien oder kompletter Hardware.     

    Im Netzwerkbetrieb wird auch der Datentransfer zwischen Server und shakehands Kontor verschlüsselt. Einmal in den shakehands Einstellungen eingestellt, ist das Update komplett automatisiert. Einfach und schnell, auch ohne IT-Spezialwissen oder Fachleute.

Digitale Anhänge

    Auf dem Weg zum digitalen Büro können Sie Belege, Buchungen und alle anderen Arten von Daten in shakehands Kontor ablegen, verwalten und archivieren. Werden Sie papierlos. Heften Sie Buchungen, Belegen oder Adressen elektronische Daten oder andere eigene Daten an. 

    Anhänge werden verschlüsselt und sicher in der Datenbank gesichert. Mit einem Klick erstellen Sie die ursprüngliche Form der Datei und exportieren diese bei Bedarf.

Ohne Limiten

    Beliebig viele Datenbanken, und jede Datenbank kann beliebig viele Firmen bzw. Mandanten enthalten, werden unterstützt. Die Anzahl der Datensätze innerhalb einer Firma ist nahezu unbegrenzt, es existieren keine künstlichen Beschränkungen und Limiten.

Datenhoheit und Unabhängigkeit

    Dank lokaler Datenbank haben Sie die Verantwortung für die Daten bei sich und Dritte greifen im Betrieb nicht auf Ihre Daten zu. Auch Softwarehersteller und Banken haben keinen Zugriff auf Ihren finanziellen Bereich. So buchen Sie unabhängig von Onlinediensten und haben nicht laufend Werbung in der Buchhaltung oder die Daten stehen nicht plötzlich bei Versicherungen auf dem Tisch, wo diese als solche nichts zu suchen haben. Die Daten gehören Ihnen auch, wenn Sie mit einer kostenlosen Version arbeiten.